Software de centro de llamadas gratuito

¿Qué es y cómo puede beneficiarse su negocio?

Muchos clientes todavía prefieren llamar a los representantes de atención al cliente cuando necesitan que sus problemas se resuelvan rápidamente. Por lo tanto, si desea brindar un servicio al cliente excepcional a sus clientes, cree un centro de llamadas virtual es una excelente manera de comenzar.

Configurar y mantener su propio centro de contactos es más fácil de lo que cree. Sólo necesita obtener ayuda de algunas de las herramientas de call center mejor valoradas del mercado. El uso del mejor software de call center puede ayudarle a optimizar sus operaciones y eliminar para siempre el caos de sus esfuerzos de soporte telefónico. Un software gratuito de registro de llamadas para su servicio de asistencia técnica puede ser un poco más difícil de encontrar. Sin embargo, definitivamente vale la pena si puede encontrar uno que se adapte a las necesidades de su negocio.

Ahora, echemos un vistazo a por qué es importante utilizar el software para llamadas telefónicas. Además, cómo aprovecharlo al máximo, independientemente de elegir un sistema de llamadas automatizadas gratuito o de pago.

¿Qué es el software de centro de llamadas?

Antes, sólo las grandes empresas podían permitirse el lujo de tener sus propios centros de llamadas. Sin embargo, con el auge de las soluciones basadas en la nube y los sistemas de llamadas automatizadas, este ya no es el caso. Gracias al software de llamadas, ahora puedes configurar tu propio centro de llamadas virtual. Sin instalaciones complicadas, hardware ni necesidad de espacio de almacenamiento local. ¿Cómo es esto posible?

Esencialmente, el software de centro de llamadas es una solución dedicada que permite a los agentes realizar y recibir llamadas, así como acceder a la información necesaria. Como el historial del llamante para mejorar la experiencia general del cliente. Por lo general, es una herramienta basada en la nube que se integra con los teléfonos existentes y otras aplicaciones (CRM, gestión de tickets). Estos son cruciales para las operaciones diarias de las empresas.

El uso más popular de los sistemas de centros de llamadas es ofrecer soporte. Sin embargo, no es la única razón para implementar tales soluciones. Si tus agentes tienen que lidiar con muchas conversaciones telefónicas, entonces necesitan un sistema poderoso que los ayude. Aquí es donde entra en juego un software de centro de llamadas de primera calidad. Permite que tu equipo organice y administre todos los aspectos de las interacciones telefónicas entrantes y salientes.

Al utilizar este tipo de software, tus agentes pueden guardar detalles importantes, información de contacto y el historial del cliente en un solo lugar, y también hacer buen uso de los datos disponibles. Más adelante veremos los beneficios de utilizar este tipo de solución, pero por ahora, centrémonos en cómo funciona un software de centro de llamadas.

¿Cómo funciona el software de centro de llamadas?

Como ya se mencionó, el software de centro de llamadas gratuito o de pago es una parte importante de cualquier centro de contacto. En muchos casos, simplemente proporciona una integración con un proveedor de VoIP: una solución poderosa que utiliza Internet (en lugar de una conexión de línea fija) para realizar y recibir llamadas.

Entonces, para que un sistema de VoIP funcione correctamente, debe poder aprovechar una centralita virtual privada (PBX). Esto funciona como una estación de conmutación para sistemas telefónicos y permite enrutamiento de llamadas entre usuarios o fuera de su organización. En resumen, los proveedores de software pueden configurar esto fácilmente, a cambio de una tarifa mensual.

Puede que no parezca a primera vista, pero software como este es esencial si tienes un equipo de soporte al cliente grande y manejas muchas llamadas a diario. Por lo tanto, debes revisar con precisión qué servicios y características están incluidos en el sistema de centro de llamadas que estás considerando, especialmente si estás optando por un software gratuito de llamadas automatizadas.

En la mayoría de los casos, al implementar una herramienta de centro de llamadas, todo lo que tienes que hacer es elegir un proveedor de VoIP, conectar los dispositivos de los agentes y comenzar a responder llamadas. Es tan simple como eso.

Sin embargo, todavía tienes que elegir entre una herramienta de centro de llamadas simple que se puede integrar con otras soluciones, o una solución de soporte omnicanal que tiene una funcionalidad de centro de llamadas. Con el fin de entender la diferencia, echemos un vistazo a algunos tipos de software de llamadas diversos, tanto gratuitos como de pago.

Tipos de soluciones para centros de llamadas.

No debería ser sorprendente que existan diferentes tipos de soluciones de centros de llamadas disponibles en el mercado.

Primero, debemos reconocer la diferencia entre los centros de llamadas en el lugar y los sistemas virtuales. Como su nombre lo sugiere, todo en un centro de llamadas en el lugar está ubicado “en el lugar” – ya sea el software, el hardware, los servidores e incluso el equipo de soporte al cliente. Los centros de llamadas virtuales, por otro lado, aprovechan VoIP y soluciones basadas en la nube para permitirle administrar su centro de llamadas desde cualquier parte del mundo literalmente.

Actualmente, los centros de llamadas a menudo se clasifican como:

• Centros de llamadas entrantes diseñados para recibir llamadas entrantes.
• Centros de llamadas salientes enfocados en llamadas salientes. Por lo general, los agentes trabajan con una lista de contactos de clientes existentes y/o potenciales a quienes llaman.
• Centros de contacto multicanal que abarcan múltiples canales. Estos centros aún utilizan las llamadas telefónicas como uno de sus canales de comunicación, que forman parte de un conjunto más amplio de herramientas de comunicación.
• Los centros de contacto omnicanal llevan el soporte multicanal al siguiente nivel. Ofrecen una estrategia unificada de servicio al cliente en todos los canales, generalmente gracias a una única herramienta que es capaz de reunir todas las comunicaciones bajo un mismo techo.

Finalmente, también hay una distinción entre pago frente a software de llamadas gratuito.

Centros de llamadas gratuitos vs pagados – las diferencias.

No todas las herramientas de centro de llamadas tienen las mismas características. Además, los proveedores de software también ofrecen diferentes opciones de precios, incluyendo planes gratuitos de software de centro de llamadas, dependiendo de tus necesidades. Es importante tener en cuenta que las diferentes soluciones vienen con diferentes características y limitaciones, y que depende de ti elegir el mejor software de llamadas para tus necesidades. Para tomar una decisión informada, es posible que desees investigar todas las opciones disponibles primero.

Con los sistemas de centro de llamadas gratuitos, aún puedes marcar y contestar fácilmente todas tus llamadas, incluidas las llamadas internas entre agentes.

Las funciones adicionales como grabación de llamadas y enrutamiento variarán o estarán sujetas a ciertas limitaciones. Por ejemplo, un software de registro de llamadas gratuito para su servicio de asistencia técnica puede ayudarle a almacenar información sobre las personas que llaman. Sin embargo, puede haber un historial de búsqueda de tickets limitado o una cantidad limitada de números de teléfono que puede utilizar dentro del software. Si está interesado en utilizar funciones más avanzadas o en no tener límites, entonces debería buscar planes pagos.

A diferencia del software gratuito de llamadas automáticas, los sistemas pagos son más adecuados para las empresas más grandes que manejan muchas llamadas y se esfuerzan por ofrecer una excelente atención al cliente tanto por teléfono como a través de otros canales. Hay una variedad de soluciones para elegir y no todas son necesariamente particularmente caras. Simplemente considere todas sus necesidades, pruebe al menos algunas herramientas diferentes con períodos de prueba gratuita y tenga en cuenta todas las ventajas y ventajas. desventajas que puedes identificar.

La flexibilidad para cumplir con los requisitos comerciales hace que Live Agent sea el software de centro de llamadas gratuito preferido para pequeñas empresas, emprendedores individuales y empresas emergentes.

Ventajas de usar herramientas gratuitas de centro de llamadas.

No te preocupes si tu presupuesto no cubre el costo de utilizar el software de centro de llamadas mejor clasificado. Las mejores herramientas de centro de llamadas vienen en diferentes formas y tamaños. Aún así, hay mucho que puedes hacer con un software gratuito de registro de llamadas para el servicio de ayuda. ¿Entonces, cuáles son las ventajas de utilizar software gratuito de centro de llamadas?

Productividad mejorada

Tus agentes pueden ayudar a los llamantes de manera más precisa y efectiva si pueden tomar las llamadas y tener acceso a los datos importantes de los clientes en un solo lugar.

Más transparencia

Cuando se llama a una empresa, muchos clientes esperan que los agentes sepan quiénes son y cómo se han involucrado anteriormente con el equipo de soporte. Un software de registro de llamadas para el servicio de ayuda puede facilitar que todo el equipo verifique los datos históricos con solo unos pocos clics.

Mayor satisfacción del cliente

Básicamente, cuanto más sepan tus agentes sobre cada llamante, mejor podrán ayudarlos. Esto ayuda a construir relaciones y lealtad, lo cual mejorará los ingresos a largo plazo.

Teniendo a tu disposición una variedad de características poderosas.

A pesar de que el software gratuito de centros de llamadas tiene ciertas limitaciones, aún hay muchas características que puedes aprovechar. Como la grabación de llamadas con fines de entrenamiento y legales.

Costos reducidos

Seamos realistas. Cuando se trata de sistemas gratuitos de call center, el costo (o la falta del mismo) es uno de los mayores beneficios. La capacidad de mantener tu centro de llamadas bien organizado y acceder a todas las funciones del sistema sin costo alguno, definitivamente cuenta como una ventaja.

Implementación fácil

Puede configurar software de llamadas gratuitas en solo unos clics y comenzar a recibir llamadas casi al instante.

Trabajo remoto

Con soluciones de centro de llamadas virtuales, tus agentes pueden estar ubicados en cualquier lugar. Siempre y cuando todos estén conectados a Internet, tu equipo puede responder y realizar llamadas fácilmente desde cualquier dispositivo y ubicación.

Escalabilidad

Incluso las herramientas gratuitas de centro de llamadas pueden adaptarse al crecimiento de tu negocio. Si en algún momento necesitas agregar más agentes, números de teléfono o funciones, puedes actualizar tu solución a un plan de pago.

Mejores prácticas para software de centro de llamadas.

No se equivoque: aprovechar al máximo un software de registro de call center para el servicio de asistencia técnica no se reduce solo a elegir el correcto. Hay otras cosas que puede hacer para aprovechar al máximo la herramienta, ya sea pago o software gratuito de centro de llamadas.

• Aprovecha la integración de software. No es ningún secreto que los centros de llamadas utilizan herramientas integradas basadas en la nube para gestionar y sincronizar los datos de los clientes. De hecho, confiar en sistemas integrados elimina la posibilidad de perder cualquier información importante o cometer un error al ingresar datos manualmente en varios sistemas al mismo tiempo.
• Considere la preparación de guiones para centros de llamadas. Los guiones relevantes pueden ayudar a sus agentes a tener más confianza en el teléfono, especialmente si acaban de empezar a trabajar en un centro de llamadas. Asegúrese de actualizar sus guiones de vez en cuando, para mantenerse al día y mantener las cosas frescas.
• Establezca metas específicas para sus agentes de centro de llamadas. Con el sistema adecuado de centro de llamadas, puede realizar un seguimiento fácil del rendimiento de sus agentes. Establecer metas para todos no solo puede impulsar el espíritu de equipo, sino que también puede motivar a los agentes a responsabilizarse entre sí por sus resultados.
• Esforzarse por reducir el tiempo de espera. Hoy en día, los clientes tienden a ser impacientes y no están dispuestos a esperar ayuda al contactar con los agentes de soporte al cliente. Asegúrate de tener suficientes miembros de equipo para cubrir la demanda de los clientes.
• Aprovechar los datos del cliente. Brindar saludos personalizados y asistencia rápida te brinda la oportunidad de conquistar el corazón del llamante. El software de centro de llamadas puede dotarte fácilmente de información relevante sobre tus llamantes, especialmente si ya han interactuado con tu empresa anteriormente.

Software de centro de llamadas gratuito o de pago: ¿cuál es la mejor opción?

Cuando estás decidiendo si deberías invertir en sistemas de llamadas automatizadas de pago o gratuitas, debes tener en cuenta tus necesidades empresariales actuales, planes para el futuro y todas las opciones disponibles.

Házte las siguientes preguntas:

• ¿Cómo estás manejando las llamadas en este momento?
• ¿Desea establecer un centro de llamadas completamente nuevo o cambiar a otro proveedor de software de centro de contacto?
• ¿Cuántos clientes manejas?
• ¿Qué esperas del panel de control del software del centro de llamadas?

• ¿Está pensando en operar un gran servicio de llamadas en frío?

• ¿Cuántos agentes de centro de llamadas tienes?
• ¿Cuántos números de teléfono quieres usar?

• ¿Qué funciones del call center te interesan más?

• ¿Qué métricas del centro de llamadas desea realizar un seguimiento?

Al responder a estas preguntas, obtendrás una buena comprensión de tus necesidades y estarás más cerca de tomar la decisión correcta para tu negocio.

Don’t worry if you can’t afford the best-rated call center software just yet. There’s no harm in choosing free call center software first. There are many reliable service providers out there. As a matter of fact: many companies do opt for free solutions, especially if they’re starting out or just don’t have the budget for advanced solutions. Using a piece of free call logging software for a helpdesk is a good way to put a particular call center tool to the test to see whether it’s a good fit for your business. After all, you can upgrade anytime if your business needs change. 

En resumen, recomendamos pensar en sus requisitos, limitar sus opciones y probar al menos algunas herramientas gratuitas de centro de llamadas para ver qué funciona mejor para su negocio. Una vez que haya hecho todo esto, debería poder decidir mejor si debe invertir en una versión paga o seguir con las herramientas gratuitas, como LiveAgent.

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