En el fondo, está en la naturaleza humana agradar y buscar la afirmación de los demás. Pero, desafortunadamente, por mucho que lo intentemos, a veces tenemos que estar en desacuerdo o negarnos a hacer algo y decirle que no a la persona del otro lado. Esto puede ser increíblemente difícil para aquellas personas que temen una reacción violenta y quieren ser amados por todos. Así que aquí hay algunas formas de rechazarlo cortésmente, ya sea por trabajo, como servicio al cliente o por cualquier otra situación cotidiana.

Funcionan en correos electrónicos, conversaciones de la vida real, por teléfono, en una aplicación de chat o en cualquier otra situación en la que necesites rechazar la solicitud de alguien o escribir una carta de rechazo de oferta.

Discúlpese primero

Quizá parezca un consejo un poco raro, especialmente si, siendo objetivos, no ha hecho nada malo. Sin embargo, pedir disculpas antes de decir que no, tienes ciertos beneficios. Primero, le hace saber a la otra persona que hay malas noticias en camino. Segundo, está mostrando empatía, lo cuál puede suavizar hasta los golpes más duros. Así es cómo se rechaza de manera educada.

I’m sorry, but we had to refuse your request to move to another department.

No se vaya por las ramas

Si da una respuesta elaborada en contestación a la pregunta de alguien, simplemente para rechazar su súplica, pueden suceder dos cosas.

Una, quizá piensen que está mintiendo por lo detallada que está la respuesta.

Dos. hallarán la manera de que diga que sí, encontrando una debilidad en su respuesta.

Así que, en lugar de escribir una carta de denegación de solicitud, hazla de forma rápida y sencilla. Será más honesto y habrá menos posibilidades de que ocurra una discusión más adelante.

Así que, en lugar de: “Perdona, pero no te puedo llevar en coche a la estación mañana porque mi hija tiene clases de natación y si se las pierde, sus posibilidades de ir al campeonato del estado estarán en riesgo.“

Simplemente diga…

I’m sorry but I can’t help you, I have something planned out for tomorrow.

Use palabras reales

A veces, endulzar las cosas puede causar más daño que beneficio. En lugar de encontrar formas de amortiguar el impacto, sigua adelante y use un argumento real con la persona a la que se dirije.

No, I’m afraid I can’t do that for you.
OR
That’s not possible at the moment.
OR
I would rather not get into that kind of situation.

De esta forma, la persona que está a la escucha no tendrá ninguna duda de su respuesta negativa. Es la solución más fácil de todas, pero también la más arriesgada porque puede resultar tajante o demasiado directo.

Diga NO dos veces, si tiene que hacerlo

A veces, la gente seguirá insistiendo después de escuchar cómo rechaza la primera vez. Podrían pensar que es posible hacerle cambiar de idea o que después de intentar convencerle, quizá se rinda. De forma simple (y educada) reafírmese en su respuesta negativa.

As I said, I’m afraid I can’t help you at the moment.
OR
As I previously mentioned, we don’t give discounts to seniors.

Remítalos a otra persona

Una situación en la que las personas no tienen ningún problema de escuchar un no, es cuando los remite a otra persona que quizá sea de más ayuda. De esa manera, no pensarán que ha sido un rechazo, sino más que una ayuda para conseguir lo que realmente necesitan. Por supuesto, primero, asegúrese de que la persona a la que los está redirigiendo pueda llevar a cabo la tarea en cuestión.

I can’t help you at the moment since I’m not an expert on tax, but Susan from accounting can give you a hand.
OR
While I can’t solve this problem immediately, I can connect you with someone from customer service to help you out.

Hágales ver su petición

Hablando de empatía, una de las mejores tácticas para huir de una respuesta negativa es asumir la misma posición de ellos. Si es una situación difícil (o una persona) a la que se está enfrentado, esto puede ayudar para que su respuesta no resulte tan negativa. Justo como en el supuesto anterior, de primeras sea cordial antes de rechazar.

You’re right, we did take too long when processing your request. However, I cannot help you at this time.
OR
It’s true that we haven’t done enough for your case. However, I don’t think we can really help you out with your request.

Ofrezca una alternativa

Claro, no obtener una respuesta no sentará muy bien a la persona situada al otro extremo. Sin embargo, si le brinda una alternativa que parezca igualmente buena, probablemente aceptarán el rechazo mucho mejor.

I’m afraid I can’t give you a discount on a premium plan, but I can give you another month of free trial.

No siempre es una posibilidad, ya que a veces no hay alternativa. Además, tendremos en cuenta que dar una alternativa puede ocasionar una discusión innecesaria.

Contacte de nuevo con ellos

Con frecuencia, la petición simplemente no puede ser llevada a cabo de forma inmediata. Quizá no sepa si esto es posible, necesite la autorización de otra persona o podría ser algo completamente diferente. En estas situaciones, dígale a la persona que lo comprobará y se volverá a poner nuevamente en contacto con ella más adelante. Por supuesto, Asegúrese de volver a contactar con ellos.

I can’t tell you where your shipment is at the moment, but I will check up on that and let you know sometime tomorrow if that works for you.
OR
While I can’t help you out at the moment, you can check back tomorrow and see if we have any more of those shoes in stock.

Ejemplo Real:

¿Cómo rechazar una invitación?

Echemos un vistazo a ejemplos específicos. ¿Cómo rechazar una invitación de boda? Si no puede asistir a una boda o quizá no desee ir a una, con frecuencia, ingeniárselas para saber cómo rechazar de manera educada una invitación de bodas puede ser algo arduo.

Cómo rechazar una invitación de bodas. Muestras:

Thank you so much for the invitation. Unfortunately, I am unable to attend. Congratulations to both of you. Have a lovely day!
OR
I am sorry, but I cannot make it in person. Would love to celebrate with both of you when we get the chance. Anyways, congrats to both of you!

Conclusión

Decir que no o rechazar educadamente es una de las cosas más difíciles de hacer, sin importar la situación, la persona o el idioma. Estos consejos te ayudarán a decir NO, más fácilmente y evitar situaciones desagradables con la persona que está al otro lado. Si desea obtener más información, consulte nuestro artículo Comunicación con el cliente para obtener más información.