Un estudio publicado por Gartner Group sugiere que el 80% de los ingresos futuros de una empresa se generarán a partir del 20% de sus clientes.

Además, parece que los consumidores satisfechos normalmente gastarán casi un 70% más en su tercer año en comparación con su primer año.

Sin embargo, brindar un servicio al cliente de calidad requiere tiempo y aquí es donde las plantillas de servicio al cliente resultan muy útiles. En este artículo, hablaremos sobre el amplio espectro de beneficios que conlleva el uso de plantillas de comunicación y algunos consejos valiosos que podrá integrar para aumentar la satisfacción del cliente.

Entonces, ¿por qué utilizar plantillas de servicio al cliente en primer lugar?

Tiempo ahorrado

Es seguro asumir que tu clientela se comunica con el departamento de Atención al cliente para resolver una cantidad limitada de problemas. Digamos que 4-5 son problemas comunes y ocupan alrededor del 80% del “ancho de banda” de tu departamento de soporte.

Al usar plantillas, el equipo de soporte puede enfocarse en abordar realmente los problemas que encontraron los clientes, en lugar de dedicar tiempo a escribir. Dicho esto, es importante enfatizar que no todos los problemas se pueden resolver utilizando una plantilla, pero reducirá considerablemente el gasto de tiempo.

Menos espacio para cometer un error

Los seres humanos son propensos a cometer errores, especialmente cuando se trata de gramática u ortografía, y eso es totalmente normal. Sin embargo, las empresas deben intentar minimizar la posibilidad de que las palabras mal escritas se escapen a través de correos electrónicos, mensajes y otras formas de interacción B2C. Las plantillas de servicio al cliente son una excelente manera de lograrlo.

Al desarrollar un conjunto de plantillas de alta calidad, puedes aseguraret de que tus clientes recibirán correos electrónicos impecables revisados de antemano por los mejores servicios de edición que abordarán rápidamente sus problemas.

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Live AgentOctober 14, 2024

Satisfacción del empleado

Si existe la oportunidad de eliminar tareas innecesarias para la jornada laboral de tu empleado, agradeceremos enormemente que lo haga. A los trabajadores les encanta cuando sus empleadores respetan su tiempo y les permiten dedicar su tiempo a las cosas que realmente importan.

Mayor velocidad de respuesta

Los consumidores tienen grandes expectativas en cuanto al tiempo de respuesta. Según un informe publicado por Harvard Business Review, la gran mayoría de las empresas tardan demasiado en responder a las solicitudes de los clientes. El tiempo medio de respuesta entre las empresas auditadas fue de 42 horas, lo que, francamente, es demasiado largo. Reaccionar rápidamente te dará una ventaja competitiva considerable.

Coherencia en la comunicación

Las empresas que se preocupan por su marca prestan mucha atención al tono de su marca. Esta es una faceta importante que define la experiencia por la que pasa un cliente cuando interactúa con su negocio.

Un ejemplo asombroso de un tono constante en el texto y la comunicación es MailChimp, el servicio de marketing por correo electrónico. Definitivamente vale la pena consultar su ‘Guía de estilo de voz y tono’ para comprender mejor cómo abordar el contenido y las plantillas de escritura que sean consistentes con la imagen de su marca.

Mejores prácticas de plantillas de comunicación

Personaliza las plantillas

Los clientes aprecian cuando se les trata “como un ser humano” y no solo como un número en una hoja de cálculo. Más del 70% de los consumidores expresan frustración cuando su experiencia no es personalizada. Además, a menudo están dispuestos a pagar tarifas especiales para recibir un tratamiento adecuado.

Si bien es posible que estés usando un mensaje de plantilla, siempre tómate el tiempo para al menos usar el nombre de tu cliente.

Estructura lógica de nombres

Como empresa, tendrás clientes que provienen de diferentes orígenes étnicos, lo que implica que tienen diferentes estructuras de nombres. Tenlo en cuenta al crear un mensaje de plantilla.

Intente tener listos tantos artículos de la base de conocimiento como sea posible

Es fundamental actualizar permanentemente tu base de conocimiento. Por lo tanto, el departamento de atención al cliente siempre puede proporcionar a tu clientela información precisa que sea inmediatamente accesible.

“Una base de conocimientos bien construida mejorará considerablemente las relaciones con sus clientes, pero también tendrá un gran impacto en el tiempo que se tarda en capacitar al nuevo personal, lo que inherentemente reducirá los gastos también”.

Ronak Meghani, cofundador de Magneto IT Solutions.

Tipos de plantillas de comunicación

Plantillas de correo electrónico formal/empresarial

El aspecto fundamental de este tipo de plantilla es que es “formal”. Presta especial atención a los errores relacionados con la puntuación, asegúrate de usar suficientes palabras de transición, evita los empalmes de comas y también ten cuidado con la forma de firmar.

Si desea obtener más información, hemos creado algunas plantillas comerciales para usar de inmediato.

Plantillas de solicitud de cliente

Cuando intenta escribir una plantilla de solicitud de cliente, considera las solicitudes más comunes que recibes de tu clientela.

A continuación, se muestran algunos ejemplos que pueden resultarte útiles:

Tu servicio es increíble, pero aquí está mi problema con él.
Estoy insatisfecho con su servicio, y aquí está la razón.
¿Soy nuevo aquí, cómo hago [acción]?

Guiones de chat en vivo y respuestas almacenadas

Si bien son increíblemente útiles, enviar una respuesta estándar incorrecta puede disminuir la satisfacción del cliente. Úselos como plantillas, pero adapte la respuesta enlatada más adecuada a la situación de su cliente. Además, no abuses de la jerga técnica y no olvides rociarla con un poco de humor cuando sea apropiado.

servicio-al-cliente-plantilla-tipo-canned-response-LiveAgent — LiveAgent – Respuesta enlatada (ejemplo)

Plantillas de ventas

Estas plantillas son realmente complicadas. Tu objetivo es proporcionar el mayor valor potencial en una cantidad muy pequeña de palabras. También es esencial personalizar estos mensajes tanto como sea posible para que tus correos electrónicos de ventas no se descarten simplemente como spam.

Si desea obtener más información, hemos creado algunas plantillas de ventas para usar de inmediato.

Plantillas de marketing

Cuando se trata de plantillas de marketing, es fundamental centrarse en mantener la voz de tu marca, especialmente si estas plantillas están dirigidas a tus clientes existentes.

Si desea obtener más información, hemos creado algunas plantillas de marketing para usar de inmediato.

Plantillas de SMS

La mensajería de texto se encuentra actualmente entre los medios de marketing más efectivos que existen. La parte difícil de las plantillas de SMS es que deben ser breves, mientras que su objetivo es insertar una llamada a la acción convincente, personalizarla y proporcionar mucho valor al destinatario.

Plantillas de servicio al cliente listas para usar:

Plantillas de bienvenida
Plantillas de correo electrónico de confirmación de pedido
Plantillas de correo electrónico con descuentos

Plantillas de cartas de rechazo
Plantillas de correo electrónico de verificación
Plantillas de correo electrónico de solicitud de comentarios

Si desea obtener más información, lea LiveAgent – Plantillas.

Conclusión

Las plantillas son una gran solución para un amplio espectro de problemas. Sin embargo, las empresas deben abordar el desarrollo de plantillas de comunicación con la debida diligencia, teniendo en cuenta que una plantilla mal utilizada o mal ejecutada también puede frustrar el propósito de aumentar satisfacción del cliente.