15 plantillas para escribir impresionantes correos electrónicos de servicio al cliente

Un óptimo servicio al cliente es más importante que nunca para los consumidores. Por lo tanto, ¿cómo ofrecer ese servicio superior que lo diferenciará de la competencia y lo ayudará a ganarse la lealtad del cliente? Y, ¿los miembros de su equipo de servicio al cliente tienen todo lo necesario para deleitar a sus clientes de manera constante? La clave para un excelente servicio al cliente radica en comprender las expectativas de sus clientes y cumplirlas de manera consistente. Esto significa poder anticipar sus necesidades, responder con prontitud, resolver problemas de manera efectiva y brindar apoyo continuo.

Las anteriores preguntas son pertinentes ya que ofrecer una excelente viaje al cliente es más difícil que nunca y todos nos hemos planteado este tipo de cuestiones a la hora de mejorar nuestro servicio. Las experiencias del consumidor se vuelven cada vez más omnicanal y, por tanto, su complejidad. Dar soporte a más canales con la casi misma cantidad de recursos significa ser estratégico sobre cómo y cuándo se comunica. 

Las plantillas de correo electrónico de servicio al cliente pueden ser una herramienta en su arsenal que le ahorrarán tiempo, sin comprometer el nivel de atención que ofrece a los clientes.

Lo que los consumidores quieren de las experiencias de servicio al cliente

Piensa en aquella experiencia del cliente positiva, y en aquella otra no tan positiva. Piensa ahora en algunas mejores prácticas. Se vuelven obvias, claro. Si has tenido un problema con un producto o servicio que has comprado, por ejemplo, sabes lo importante que es recibir una respuesta rápida a tu problema.

Los datos respaldan esto. Según una encuesta de Toister Performance Solutions, “Un tiempo de respuesta de correo electrónico de una hora cumplirá las expectativas del 89 por ciento de tus clientes. Las empresas que buscan un servicio al cliente de clase mundial deben responder en 15 minutos o menos “. ¿Las malas noticias? Los tiempos de respuesta promedio para los correos electrónicos corporativos superan las 12 horas.

Al utilizar recursos como estos, sabemos además que los consumidores:

• Quieren que sus experiencias de servicio al cliente se personalicen utilizando la información almacenada en su cuenta.
• No desean tener que repetirse a varios representantes de servicio al cliente (aunque esto sigue siendo común, especialmente para las empresas que utilizan varios canales de asistencia diferentes).
• Quieren que les presenten soluciones, no charlas vacías.

Las plantillas de correo electrónico de servicio al cliente se pueden usar para cumplir cada uno de estos deseos de manera eficiente, siempre y cuando las uses cuidadosamente. Trátalas como un punto de partida para ayudarte a responder a los clientes más rápido, pero asegúrate de que tus plantillas de correo electrónico sean claras y profesionales, que están bien escritas y que las estás optimizando para ofrecer un servicio personalizado rápido.

15 plantillas de correo electrónico de servicio al cliente para probar

¿Listo para empezar? A continuación, encontrarás 15 plantillas de correo electrónico de servicio al cliente para probar, organizadas por grupo. Elige las que sean más relevantes para tu negocio y luego personalízalas según tus necesidades específicas. Asegúrate también de elegir una firma de correo electrónico adecuada.

Plantillas según la etapa del viaje del comprador

1. Respuesta por correo electrónico al envío de una consulta de formulario de sitio web

Úsalo cuando: alguien haya completado un formulario en tu web solicitando más información. Esta plantilla se puede enviar inmediatamente después de completar el formulario, lo que satisface el deseo de los visitantes de tener tiempos de respuesta rápidos, incluso si necesitas más tiempo para obtener una respuesta completa.

Hola [nombre],

¡Muchas gracias por contactarnos! Solo confirmamos que hemos recibido tu solicitud de más información y nos comunicaremos contigo dentro de las [XX] horas con una respuesta más completa.

Si necesitas asistencia inmediata, no dudes en llamarnos al [número de teléfono].

Sinceramente,

[firma]

2. Instrucciones de la prueba gratuitas

Úsalo cuando: un nuevo usuario se haya registrado para una prueba gratuita de tu producto o servicio.

Hola [nombre],

¡Felicidades! Ya estás dentro. Tienes [XX] días gratis para probar todo lo que [nuestro producto o servicio] tiene para ofrecer.

Un par de consejos rápidos para ayudarte a aprovechar al máximo tu período de prueba:

• [Consejo de introducción n. ° 1]
• [Consejo de introducción n. ° 2]
• [Consejo de introducción n. ° 3]

¿Alguna pregunta? Nuestro equipo está listo para ayudarte a ponerte en marcha. Dinos si podemos ayudar de alguna otra manera.

Gracias,

[firma]

3. Mensaje de bienvenida

Úsalo cuando: un nuevo cliente se haya registrado para tu producto o servicio.

Hola [nombre],

Nos alegra tenerte a bordo y no podemos esperar para enseñarte lo que hace que [nuestro producto o servicio] sea tan especial.

Para ayudarte a conocer el terreno, recomendamos que todos los nuevos clientes realicen las siguientes tres acciones:

• [Paso 1]
• [Paso 2]
• [Paso 3]

Seré tu principal punto de contacto en [nuestra empresa], así que no dudes en contactarme si tienes alguna pregunta.

Gracias,

[firma]

4. Presentación del manager de cuenta

Úsalo cuando: desees pasar un nuevo cliente de un representante de ventas a su nuevo manager de cuenta.

Hola [nombre],

Todos los que estamos aquí en [nuestra empresa] estamos encantados de tenerte a bordo. Para ayudarte a comenzar, me complace presentarte a tu nuevo manager de cuenta, [nombre], que está registrado en este correo electrónico.

[Nombre]se encargará a partir de aquí y te ayudará a ponerte en marcha. Ha sido un placer trabajar contigo, y si hay algo que pueda hacer para ayudar en el futuro, házmelo saber.

Sinceramente,

[firma]

5. Próximo recordatorio de renovación

Úsalo cuando: el período de suscripción de un cliente existente esté llegando a su fin y no quieres que se sorprenda con el cargo de renovación.

Hola [nombre],

¿Puedes creer que ya ha pasado [un período de tiempo]? Solo quería avisarte que tu suscripción con [nuestra empresa] se renovará el [fecha].

No es necesario que hagas nada en este momento para seguir disfrutando de [nuestro producto o servicio]. Si tienes alguna pregunta, simplemente responde este mensaje.

Sinceramente,

[firma]

Plantillas posteriores a la compra

6. Solicitud de recomendación

Úsalo cuando: has demostrado tu valor a tu cliente y deseas que te ayuden a conectar con otros clientes potenciales.

Hola [nombre],

Ha sido un placer trabajar contigo durante el último [período de tiempo] y espero que continúes disfrutando de [los beneficios de nuestro producto o servicio].

Solo un favor rápido para pedirte: ¿conoces a alguien más que [esté experimentando un punto de dolor similar]? Siempre estamos buscando nuevas empresas para ayudar, y agradecería a cualquier persona a la que nos refieras y que pueda beneficiarse.

Muchas gracias,

[firma]

7. Gracias por recomendarnos

Úsalo cuando: un cliente existente comparta un cliente potencial contigo.

¡Gracias [nombre]! Agradezco que compartas la información de contacto de [nombre del potencial cliente] y me comunicaré lo antes posible para ver si podrían beneficiarse de [el producto o servicio de nuestra empresa].

Si piensas en alguien más, envíame su información, por favor.

Gracias de nuevo,

[firma]

8. Solicitud de reseña

Úsalo cuando: deseas pedirle a los clientes satisfechos que dejen una reseña para ti en Google, Yelp o cualquier otro directorio de reseñas.

Hola [nombre],

Espero que hayas disfrutado [de nuestro producto o servicio]. Si no te importa, ¿podrías compartir tus experiencias y dejarnos una reseña en [sitio específico de reseñas]?

Sabemos que las personas confían en las reseñas más que nunca, por lo que agradecemos cualquier comentario que puedas compartir sobre nosotros.

Muchas gracias,

[firma]

Plantillas de problemas de clientes

9. Confirmación de cancelación

Ússlo cuando: deseas proporcionar a los antiguos clientes una confirmación de que su cancelación ha sido procesada (además de crear un registro para tu empresa).

Querido [nombre],

Este mensaje sirve como confirmación de que has cancelado tu servicio con [nuestra empresa], a partir del [fecha].

[Incluye una declaración sobre si los clientes seguirán teniendo acceso hasta la fecha de renovación o si el acceso se interrumpirá inmediatamente].

Si bien nos entristece verte partir, estamos a la espera en caso de que necesites [nuestro servicio] en el futuro. Comunícate con [número de teléfono] o visita [sitio web] para reactivar tu cuenta.

Sinceramente,

[firma]

10. Reconocer una queja cuando aún no tienes una respuesta

Úsalo cuando: deseas responder de inmediato a un problema que se ha planteado para que el cliente se sienta escuchado, pero aún no tienes una respuesta concreta sobre las soluciones que puedes ofrecer.

Hola [nombre],

Lamento mucho que no estés satisfecho con [sea cual sea el tema de la queja]. Aunque nos esforzamos por lograr la satisfacción del cliente al 100%, está claro que nos hemos quedado cortos en este caso, y eso es inaceptable.

Estoy investigando el problema ahora y me pondré en contacto dentro de [XX] horas con cualquier opción que pueda existir para corregirlo. Si deseas hablar de inmediato, puedes comunicarte conmigo al [número de teléfono].

Sinceramente,

[firma]

11. Responder a una queja con una solución propuesta

Úsalo cuando: hayas encontrado una solución como respuesta a la plantilla anterior (o modifica el primer párrafo para enviar esta plantilla como tu primer contacto después de una queja).

Hola [nombre],

Lamento nuevamente tu experiencia con [sea cual sea el tema de la queja]. Puedo entender lo frustrante que debe haber sido estar esperando [algo] y recibir [algo diferente].

Después de analizar el problema, me complace poder ofrecerte las siguientes opciones:

• [Opción #1]
• [Opción #2]
• [Opción #3]

Seguiré tus indicaciones sobre cómo proceder a partir de aquí, pero espero que una de estas soluciones ayude a compensar los desafíos que has experimentado.

Sinceramente,

[firma]

12. Procesamiento de reembolsos

Úsalo cuando: un usuario con una queja haya solicitado un reembolso y desea confirmar que se está procesando.

Querido [nombre],

Como comentamos, solicité que se emitiera un reembolso a tu cuenta en respuesta a [tu reclamo]. Deberías ver el monto acreditado a [su fuente de pago original] dentro de [período de tiempo].

Una vez más, lamento que [nuestro producto o servicio] no haya cumplido con tus expectativas. Si podemos ayudar de alguna manera en el futuro, contacta con nosotros.

Sinceramente,

[firma]

Plantillas de clientes específicas de la industria

13. Notificación de existencias agotadas

Úsalo cuando: tengas que decirle a un cliente que un producto que compró no está en stock.

Hola [nombre],

Lamento comunicarle que un producto que solicitó recientemente ya no está disponible:

• [Nombre del producto + detalles]

Espero que tengamos más inventario disponible el [fecha]. Si lo desea, puedo retener su pedido para procesarlo. De lo contrario, puedo emitir un reembolso ahora.

Entiendo que esto es decepcionante, y espero que podamos compensarlo con [algún tipo de incentivo]. Si tiene alguna pregunta, responda este mensaje o llámeme al [número de teléfono].

Sinceramente,

[firma]

14. Notificación proactiva de interrupciones del soporte técnico

Úsalo cuando: desees que los clientes sepan de manera proactiva que estás al tanto de una interrupción de la tecnología y que estás trabajando en una solución.

Hola [nombre],

Si has intentado iniciar sesión en [nuestro servicio] recientemente, ya sabes que actualmente estamos lidiando con una interrupción inesperada.

Estamos trabajando arduamente para solucionar el problema y esperamos tener todo de nuevo en funcionamiento antes del [fecha límite]. Mientras tanto, acepta nuestras más sinceras disculpas por cualquier problema creado por la interrupción y no dudes en comunicarte con nosotros si tienes alguna pregunta.

Te informaremos sobre futuras actualizaciones sobre el problema lo antes posible.

Sinceramente,

[firma]

15. Notificación de calendario de desarrollo de funciones

Úsalo cuando: un cliente haya solicitado una nueva función que no puedes poner en desarrollo en un futuro próximo.

Hola [nombre],

Gracias nuevamente por comunicarte con [nuestra empresa] para sugerir [la nueva función que propusieron].

Desafortunadamente, aunque nos encanta la idea, no podemos agregarla a nuestro calendario de desarrollo en este momento debido a otras prioridades. Cuando eso cambie, nos comunicaremos con más información.

Agradecemos tus comentarios y sugerencias. ¡Sigue enviándolos!

Sinceramente,

[firma]

Introducción a las plantillas de correo electrónico de servicio al cliente

Obviamente, es posible que las 15 plantillas de correo electrónico de servicio al cliente que se comparten aquí no cubran todas las situaciones únicas que encontrarás y no todas serán relevantes para tu negocio. Si no tienes un producto de tecnología, por ejemplo, no necesitarás notificar a los clientes sobre interrupciones inesperadas o informarles que las funciones propuestas no se están desarrollando.

Úsalos no como plantillas palabra por palabra, sino como puntos de partida para crear mensajes que se adapten mejor a tu situación. Pon un poco de esfuerzo en crear plantillas de correo electrónico de servicio al cliente que sean apropiadas para tu negocio, y podrás reducir el trabajo requerido para responder a sus problemas sin comprometer la calidad del servicio que reciben. Actualización: Debido a la gran demanda, hemos creado una sección con cientos de plantillas de servicio al cliente para diferentes casos de uso.

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