¿Por qué debería integrar el software?

Hoy en día es normal tener y usar al menos un software en una empresa, ¿no? Hace un par de años, esto no era tan obvio; ahora es obligatorio. Incluso en el pasado, las empresas que tenían un software poderoso lo tomaron como una ventaja competitiva; hoy ya no es una ventaja; es una necesidad Además, la integración de software es la necesidad de hoy.

Vale la pena mencionar que el 17% de los vendedores mencionan la falta de integración con otras herramientas como el mayor desafío en sus trabajos.

Software & Hardware

Hace un tiempo era necesario tener servidores propios, donde guardabas tus sistemas, tu información y tus datos. De esta forma, estabas “seguro” de que todo estaba bajo tu control, en un lugar de tu propiedad.

Esta práctica era la más común. Había piezas de software instalables conocidas disponibles solo en PC.

Incluso hasta el día de hoy, muchas empresas (de todos los tamaños) continúan usando software instalable on-premise debido a políticas internas de seguridad, o por el simple hecho de que cambiar este tipo de sistemas en estructuras grandes y burocráticas es algo complejo y lento.

El uso de software local instalado localmente requiere HARDWARE. Y el hardware (aparte del software) también es una inversión. Debe tener en cuenta que el equipo que usa hoy en día se volverá obsoleto y se verá obligado a actualizarlo.

La nueva era

Hoy, gracias a las famosas plataformas de comunicación en la nube o soluciones de software como servicio (SaaS), nunca más tendrás que preocuparte por mantener actualizado tu rack de hardware con servidores costosos, e incluso mejor, no tendrás que preocuparte por la seguridad.

¿Cómo es esto posible? Bueno, para ponértelo muy sencillo, algunas empresas ofrecen el servicio de trabajar como tu servidor, pero en la nube (a través de Internet). Entonces, en lugar de preocuparte por el hardware, tú les encargas la responsabilidad; y también por seguridad, utilizando certificados ALTAMENTE reconocidos. En la mayoría de los casos, estas empresas son Google Cloud y Amazon Web Services.

¿Qué es la integración de software en primer lugar?

Entonces, en el momento en que decida trasladar sus operaciones a un entorno de software basado en la nube, hay muchos sistemas entre los que puede elegir. Y muchas nuevas oportunidades están disponibles frente a ti. Una de estas oportunidades se llama integración de software. Le permite conectar herramientas y sistemas, que normalmente usaría por separado, en una sola plataforma.

Gracias a su conexión, permite que diferentes soluciones y aplicaciones intercambien datos y se comuniquen entre sí. Todos los datos se almacenan en un solo lugar; su equipo no tiene que iniciar sesión en diferentes sistemas para hacer el mismo trabajo o encontrar la información que necesita. Muchas tareas manuales o tediosas se automatizan y los procesos comerciales se unifican. Puede sacar lo mejor de su software y aprovechar el poder de la sinergia al combinar sus mejores características.

Okay, ¿cómo pueden comunicarse estos sistemas entre sí? Este es el principal desafío de tener varias piezas de software. Y aquí es donde entra en juego el uso real de las APIs (Interfaces de Programación de Aplicaciones).

Las API se definen como conjuntos de procedimientos y funciones que permiten que varios sistemas y aplicaciones accedan a datos o características de otro software o solución. API es una conexión programable entre numerosas herramientas que especifica qué datos se pueden mover de una entidad a otra.

De esta forma y gracias a la tecnología, puedes automatizar muchísimos procesos que llevas en tus organizaciones utilizando diferentes soluciones. Echemos un vistazo a algunos ejemplos:

• Cuando un prospecto se convierte en cliente (esto sucede en un CRM), quieres que el sistema promueva la acción en el ERP, prepare una factura electrónica y la envíe al correo electrónico del nuevo cliente.
• Cada vez que agregues un nuevo producto a tu ERP y el stock sea mayor que 0, quieres que el sistema lo agregue en eBay y Amazon al mismo precio, y que cada cambio de precio suceda automáticamente.
• Cuando alguien completa una tarea, el sistema de gestión de proyectos debe informar a la siguiente persona responsable que debe comenzar con la tarea siguiente. Al final de este proceso, el sistema debería enviarte un correo electrónico automático con un PDF del resumen de lo realizado y el tiempo dedicado por cada una de las personas con sus tareas.

Y hay miles y miles de otros ejemplos.

¿Qué tipos de software o sistemas puede integrar?

Como se mencionó anteriormente, poco a poco las empresas se están dando cuenta de que necesitan un software basado en la nube. Pero por lo general, necesitan varios tipos de software, cada uno con un propósito principal.

El software que hace todo lo que necesita probablemente no exista. Y si hay uno, no es bueno.

Si dirige una pequeña empresa, puede encontrar un software que ofrezca todas las funciones que necesita. Pero lo que quiero decir es que no existe un software global que cubra todo lo que la mayoría de las empresas necesitan. Debe integrarlo con otras herramientas para ampliar sus características y capacidades.

Estos son los principales tipos de sistemas utilizados en empresas de todos los tamaños:

• ERP (planificación de recursos empresariales)

Es el actor principal dentro de cada organización que lo utiliza. Las empresas utilizan ERP para almacenar datos de muchas actividades comerciales, donde también se tiene la gestión general de costos, gastos, pagos, cobros, gestión del gasto, entre otras cosas como producción, logística, etc.

• Software de mesa de ayuda

Software de help desk es una solución que te permite brindar a tus clientes todo tipo de ayuda a través de diferentes canales. Debería incluir comunicación por correo electrónico, centro de llamadas, chat en vivo, posibilidad de gestionar interacciones en redes sociales. Todo reunido bajo un mismo techo y accesible en una bandeja de entrada compartida.

• CRM (Gestión de Relaciones con Clientes)

Es un software que te permite establecer relaciones con tus prospectos antes de que se conviertan en clientes, y mientras sean tus clientes. También puede ser utilizado por sus vendedores para administrar los procesos de ventas. (Ejemplo: HubSpot).

• BPM (Gestión de Procesos de Negocio)

Software diseñado para ayudar a automatizar procesos internos de negocios y flujos de trabajo. El software BPM es comúnmente utilizado por corporaciones de tamaño mediano a grande. Estos sistemas tienden a centrarse en el análisis y mejora a largo plazo, y permiten a los usuarios controlar la claridad de los procesos y ser cada vez más productivos. (Ejemplo: KiSSFLOW).

• CMS (Software de Gestión de Contenidos)

Un sistema de gestión de contenidos que nos permite crear y gestionar el contenido de nuestro sitio web, blog y páginas de aterrizaje.

• HRS (Sistema de Recursos Humanos)

Sistema diseñado principalmente para gestionar los procesos necesarios de recursos humanos dentro de una organización, documentar los acuerdos con cada uno de los empleados, organizar vacaciones, y más. También podría ser cualquier otro software de recursos humanos, como Toggl o Sparkbay.

Estos son solo algunos ejemplos de los tipos de software utilizados por las empresas. Se enumeran principalmente para enfatizar cuántas soluciones diferentes están disponibles y para qué propósitos sirven. Cada uno de estos sistemas puede ser realmente complejo en sí mismo, y aún requerirán algunos complementos o extensiones.

¿Cuáles son los beneficios de las integraciones de software?

1. Accesibilidad y sincronización de datos

Todos los datos de los sistemas integrados se registran automáticamente en una plataforma elegida, formando así una base de datos coherente y limpia. Ocurre en tiempo real. Toda la información necesaria está disponible a su alcance.

2. Reducción de costes y ahorro de tiempo

¿Mides cuánto tiempo pasan tus empleados en tareas manuales como tomar notas después de una llamada, completar formularios en tu CRM, copiar acuerdos hechos por correo electrónico a tu BPM? ¿Cuánto tiempo necesitan para encontrar los datos que requieren? Si introduces las integraciones de software adecuadas, tus agentes de servicio al cliente o representantes de ventas tendrán tiempo para enfocarse en tareas más importantes que generen ingresos (cerrar acuerdos, venta cruzada). Su trabajo será más eficiente. Los datos muestran que los empleados pasan el 19% de su tiempo en encontrar recursos, documentos e información necesaria para hacer sus trabajos.

3. Interacción entre varias partes de la empresa 

Las integraciones de software facilitan la visibilidad de las actividades y las interacciones entre los diferentes departamentos y equipos dentro de la empresa. Todos están mejor informados ya que los datos están disponibles para todos.

4. Análisis histórico desde una sola ubicación

Los datos recopilados a lo largo del tiempo en diferentes plataformas integradas se pueden analizar desde una única ubicación.

5. Definición y ejecución de nuevos KPIs

Al tener acceso a más datos e información, puede establecer nuevos objetivos basados en nuevos indicadores que son relevantes para la empresa.

6. Toma de decisiones basada en el comportamiento del usuario

La integración entre plataformas te permite centrarte en los usuarios y su comportamiento, ya que todos los datos de tus clientes y prospectos están disponibles en un solo lugar. Puedes ofrecer un soporte personalizado a las personas adecuadas, en el momento adecuado, personalizar tu comunicación o campañas. No hay mejor manera de ofrecer una experiencia de cliente omnicanal.

7. Determinación de la rentabilidad de las campañas ejecutadas en diferentes medios

Al estar integrado el cálculo de la rentabilidad de las campañas realizadas, es más fácil descartar lo que no funciona y optimizar lo útil de forma rápida y eficiente.

8. Menos errores

El trabajo manual es propenso a errores; pueden ocurrir muchos errores mientras los empleados mueven datos de un lado a otro a través de varias plataformas. La integración de software reduce la cantidad de datos dispersos y superpuestos. Hace que sea más seguro tomar decisiones basadas en datos.

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