Hilo de correo electrónico: definición, beneficios, mejores prácticas y más

En una era dominada por la comunicación digital, dominar su buzón virtual se ha convertido en una habilidad innegociable. En el apasionante, aunque a menudo confuso, mundo del correo electrónico, están evolucionando nuevas formas de organizar y gestionar los hilos de correo y redefinir la productividad del correo electrónico.

Mientras analiza en profundidad los hilos de correo electrónico, esta guía analiza sus complejidades de una manera fácil de usar. Prepárese para explorar los pros y los contras de organizar correos electrónicos en hilos, aprenda el arte de administrar estos hilos de manera eficiente y descubra las mejores prácticas para navegar con éxito en el complejo mundo de las conversaciones por correo electrónico. Así que abróchese el cinturón y prepárese para revolucionar sus normas de envío de correo electrónico.

Tomemos un ejemplo:

Imagine que envía un correo electrónico inicial a cinco de sus colegas, con el asunto “Revisión de la fecha límite del Proyecto X”. Uno de ellos responde a su correo electrónico y su respuesta se muestra directamente debajo de su correo electrónico original, formando un hilo de correo electrónico. Los demás también pueden responder, o responder a las respuestas, y todos se suman al mismo hilo de correo electrónico. Entonces, si alguien desea ver el progreso completo de la discusión, puede abrir el hilo y ver todas las respuestas, desde el principio hasta la más reciente.

Hilo de correo electrónico frente a cadena de correo electrónico: ¿cuál es la diferencia?

Como ya hemos mencionado, un hilo de correo electrónico es un grupo de mensajes de correo electrónico relacionados que consisten en el correo electrónico original y todas las respuestas y reenvíos posteriores asociados con él.

Los hilos de correo electrónico están organizados en una estructura jerárquica o “diseño de árbol”, donde cada respuesta al correo electrónico original o comunicaciones posteriores tiene una ligera sangría debajo de su correo electrónico principal directo o está vinculado a él. De esta manera, se puede rastrear fácilmente la interrelación y el flujo de la conversación.

Por ejemplo, en una discusión de negocios donde se discuten varios temas y subtemas, un hilo de correo electrónico ayuda a mantener un registro claro de quién dijo qué y cuándo.

Una cadena de correo electrónico, por otro lado, es simplemente una serie continua de mensajes de correo electrónico que se transmiten de un destinatario a otro. Pueden ser una serie de respuestas, pero no necesariamente están relacionadas con el mismo tema o conversación. Las cadenas de correo electrónico suelen ocurrir cuando las personas “Responden a todos” o reenvían el correo electrónico original a nuevos destinatarios, a menudo agregando sus propios comentarios o solicitudes, que pueden o no estar relacionados directamente con el contenido del correo electrónico original.

Por ejemplo, una conversación que comienza sobre una reunión de negocios pero evoluciona hacia discusiones sobre proyectos separados o temas no relacionados puede formar una cadena de correo electrónico.

Beneficios de organizar los correos electrónicos en hilos

Veamos algunos de los beneficios que los hilos pueden aportar a sus comunicaciones por correo electrónico.

1. Eficiencia mejorada: Organizar los correos electrónicos en hilos ayuda a encontrar un mensaje en particular de manera más eficiente, ya que agrupa todos los correos electrónicos relacionados. Ahorra tiempo dedicado a examinar correos electrónicos irrelevantes para encontrar uno específico.

2. Mantenimiento del contexto: los hilos de correo electrónico mantienen el contexto de la conversación, ya que vinculan todos los correos electrónicos relacionados en orden secuencial. Esto hace que sea más fácil seguir la conversación o discusión.

3. Bandeja de entrada limpia: Mantener los correos electrónicos en hilos ayuda a mantener una bandeja de entrada limpia y organizada. En lugar de tener varios correos electrónicos individuales relacionados con un tema similar, tiene un único hilo que contiene todos los correos electrónicos relacionados.

4. Referencia sencilla: los hilos de conversación facilitan la referencia a comunicaciones anteriores sobre un tema similar. Esto ayuda a recuperar información en caso de que necesite citar o consultar un correo anterior.

5. Colaboración mejorada: los hilos de correo electrónico facilitan la colaboración con otros, ya que todas las respuestas posteriores se agrupan. Permite a los miembros del equipo seguir la conversación, responder a mensajes específicos y realizar un seguimiento del progreso del proyecto.

Desafíos y desventajas de los hilos de correo electrónico

Como ocurre con cualquier práctica, los grupos de hilos de correo electrónico presentan algunos inconvenientes potenciales. Veamos algunas desventajas del hilo de correo electrónico:

1. Inclusión de hilos irrelevantes: los hilos de correo electrónico a menudo incluyen varios temas secundarios que pueden no ser relevantes para todos los participantes. Esto puede provocar que se pase por alto información importante debido al volumen de tráfico en el hilo de correo electrónico.

2. Hilos de correo electrónico demasiado largos: a medida que los temas se convierten en subtemas, los hilos de correo electrónico pueden volverse excesivamente largos, lo que dificulta seguir la conversación o identificar detalles específicos. Esto puede generar confusión y falta de comunicación entre los participantes, lo que resulta en una pérdida de tiempo clasificando información irrelevante.

3. Mayor riesgo de fuga de información confidencial/importante: en los grupos de hilos de correo electrónico, un usuario puede responder accidentalmente a todos, en lugar de solo al destinatario previsto, lo que lleva a la distribución de información confidencial a destinatarios no deseados.

4. Dependencia del contexto: los hilos de correo electrónico dependen en gran medida de que cada participante tenga conocimiento de toda la conversación: correos electrónicos más antiguos y archivos adjuntos en la cadena. Omitir u omitir un solo correo electrónico podría perder el contexto y dejar a los miembros confundidos.

Cómo gestionar eficientemente los hilos de correo electrónico

La gestión de hilos de correo electrónico implica varias tácticas para mantener la correspondencia organizada y evitar el desorden en la bandeja de entrada. Esto puede incluir métodos como usar líneas de asunto de manera efectiva, archivar conversaciones completadas, responder a todas las partes relevantes y utilizar funciones como banderas y etiquetas para recuperar más fácilmente mensajes importantes.

Estas formas son aplicables a prácticamente todas las plataformas de correo electrónico; sin embargo, la aplicación puede diferir ligeramente según la herramienta de correo electrónico específica que esté utilizando. Para ilustrar los detalles, profundizaremos en las funciones de administración que ofrecen tres plataformas populares: Gmail, Apple Mail y Microsoft Outlook.

Configurar hilos de correo electrónico en Gmail

Cuando respondes a un correo electrónico en Gmail, las respuestas se agruparán en un hilo y el correo electrónico más reciente aparecerá en la parte inferior. Si la línea de asunto cambia o la cantidad de correos electrónicos en una conversación supera los 100, comenzará un nuevo hilo.

Escritorio

1. Abre tu cuenta de Gmail.

2. En la parte superior derecha, busca el ícono de ajustes y haz clic en Configuración ⇾ y luego en Ver todas las configuraciones.

3. Desplácese hacia abajo hasta encontrar la sección Vista de conversación.

4. Aquí puede elegir activar o desactivar la vista de conversación.

Android

Las conversaciones se pueden personalizar para su cuenta o para cuentas IMAP/POP individuales.

Guía para cambiar la configuración de conversación de su cuenta de Google:

1. Inicie la aplicación Gmail.

2. Busque el Menú en la esquina superior izquierda y tóquelo.

3. En el Menú, seleccione Configuración.

4. Busque y toque la dirección de su cuenta.

5. Ahora, seleccione la casilla de verificación Vista de conversación.

El proceso para habilitar/deshabilitar la vista de conversación para sus cuentas IMAP/POP es prácticamente el mismo.

iPhone & iPad

1. Abra su aplicación Gmail.

2. Vaya al extremo superior izquierdo y seleccione Menú, seguido de Configuración.

3. Una vez que estés en la sección Bandeja de entrada, selecciona Personalizaciones de la bandeja de entrada.

4. Activa o desactiva la vista de conversación según tus preferencias.

Si estás explorando distintas soluciones de correo electrónico, tenemos un artículo aparte que cubre una variedad de opciones que podrían ser perfectas para tus necesidades personales o comerciales. Consulta nuestra guía completa para encontrar la alternativa ideal a Gmail que se adapte a tus necesidades.

Configurar hilos de correo electrónico en Apple Mail

En Mail, de forma predeterminada, los correos electrónicos que forman parte del mismo hilo o “conversación” se agrupan. La cantidad total de mensajes en una conversación se muestra encima del último mensaje en ese hilo.

Escritorio

1. Abra su aplicación de correo.

2. Elija Ver > Organizar por conversación.

Móvil

1. Abra su aplicación de correo.

2. Ve a Configuración > activar/desactivar Temas completos.

Configurar hilos de correo electrónico en Microsoft Outlook

En cada conversación, el último mensaje aparece en la parte superior. Si llega un mensaje nuevo como parte de una conversación, ese mensaje pasa inmediatamente a la parte superior de su lista de mensajes.

Las conversaciones que contienen mensajes no leídos se muestran con una línea de asunto en negrita y la cantidad de mensajes no leídos se muestra al lado.

Escritorio

1. Desde cualquier carpeta, seleccione Ver > Mensajes

2. Habilite la opción Mostrar como conversaciones

3. Elija la opción Todos los buzones o Esta carpeta.

4. Una vez que estés en la sección Bandeja de entrada, selecciona Personalizaciones de la bandeja de entrada.

5. Activa o desactiva la vista de conversación según tus preferencias.

Móvil (iPhone y Android)

1. Accede a tu bandeja de entrada en tu dispositivo móvil.

2. Busque el icono de engranaje de Configuración y tóquelo.

3. Desplácese hasta llegar a Organizar el correo electrónico por hilo y active o desactive la opción

Hilos de correo electrónico en LiveAgent: ¿Qué es diferente?

No podemos hablar de threading de correo electrónico sin mencionar una de las herramientas más útiles del mercado. LiveAgent se destaca en la gestión de hilos de correo electrónico debido a la organización integral y la tecnología de comunicación que ha integrado en su sistema.

Bandeja de entrada universal

La bandeja de entrada universal de LiveAgent organiza todos los correos electrónicos entrantes y otras comunicaciones con los clientes en forma de tickets. Esto hace que sea más fácil responder, rastrear y administrar hilos desde una ubicación central. No es necesario cambiar entre diferentes aplicaciones o pestañas para responder a los clientes, lo que facilita un flujo de trabajo fluido y una mayor productividad.

Tickets híbridos

LiveAgent ofrece hilos de tickets híbridos. Esto permite un cambio fluido de un canal a otro dentro de la misma conversación. Por ejemplo, una conversación iniciada en el chat se puede continuar por correo electrónico, lo que garantiza que no se pierda información en la transición del canal.

División del ticket

La función Dividir tickets le permite dividir una conversación en dos tickets separados. De esta manera, puede evitar hilos de correo electrónico demasiado abarrotados. Por ejemplo, si un cliente hace dos preguntas no relacionadas en el mismo hilo de correo electrónico, un agente puede dividir el correo electrónico en dos tickets, permitiendo que diferentes departamentos o agentes aborden cada consulta de forma independiente. Ayuda a aclarar cualquier confusión y garantizar una resolución más eficiente de cada problema abordado por el cliente.

Automatización y reglas

LiveAgent también ofrece una función de reglas de automatización, que hace que el flujo de trabajo sea más eficiente. Con esta función, puede configurar reglas para categorizar, priorizar o asignar tickets de atención al cliente en forma de hilos de correo electrónico basados en palabras clave específicas, remitentes u otras condiciones definidas.

Como puede ver, en entornos colaborativos, los hilos de correo electrónico desempeñan un papel crucial. Estos hilos son vitales porque realizan un seguimiento de las discusiones en curso, permiten que los miembros del equipo estén actualizados con lo que se ha dicho o hecho y brindan un lugar unificado para la conversación. También facilitan el seguimiento de problemas, ideas o tareas, asegurando que nada se pierda. Ayudan a mantener la comunicación organizada, garantizando que ningún mensaje quede sin respuesta, fomentando una mejor colaboración en equipo y, en última instancia, mejorando el servicio al cliente.

Para facilitar las cosas, LiveAgent ofrece una variedad de opciones de precios asequibles, incluida una versión gratuita de la solución todo en uno para servicio al cliente. Sin embargo, si deseas acceder a todas las funcionalidades avanzadas de LiveAgent, puedes registrarte para una prueba gratuita de 30 días para probarlo todo por ti mismo.

8 mejores prácticas para navegar eficazmente por los hilos de correo electrónico

Navegar por la comunicación en línea a veces puede ser un desafío, especialmente cuando queda atrapado en un hilo de correo electrónico extenso y pierde la noción de su propósito original.

Aquí hay 8 mejores prácticas para evitar este tipo de situaciones y mantener sus hilos de correo electrónico efectivos y organizados:

1. Mantenerse enfocado en un solo tema

Mantener el asunto en los correos electrónicos encadenados es crucial para evitar confusiones. Esto ayuda a mantener la discusión encaminada y fácil de seguir para todos los participantes.

Por ejemplo, si la línea de asunto es “Comentarios sobre la propuesta de proyecto”, asegúrese de que todos los correos electrónicos del hilo se ciñan a ese tema específico.

2. Seguir la etiqueta del correo electrónico dentro de los hilos

La etiqueta del correo electrónico incluye mantener un tono profesional, utilizar la gramática y puntuación adecuadas y responder con prontitud.

Por ejemplo, si está respondiendo a un hilo, reconozca los puntos expuestos por su corresponsal, responda sus preguntas y proporcione respuestas claras.

Las plantillas de correo electrónico de LiveAgent pueden garantizar que siempre te mantengas dentro de los límites de la etiqueta profesional.

3. Mantener la conversación profesional y concisa

En un entorno empresarial, es esencial mantener la conversación dentro del hilo profesional, clara y directa. Evite la jerga innecesaria, utilice viñetas o listas numeradas para mayor claridad y trate siempre de ser breve.

4. Garantizar que solo se incluyan las partes interesadas relevantes

Para navegar por los hilos de forma eficaz, incluya únicamente a personas relacionadas con el tema del hilo de correo electrónico. Si está discutiendo los detalles del presupuesto de un proyecto, por ejemplo, no es necesario incluir a su diseñador gráfico en el hilo.

5. Administrar hilos de correo electrónico mediante filtros de asunto

Los filtros de asunto son útiles para administrar y organizar sus hilos de correo electrónico. Le permiten clasificar sus correos electrónicos según los temas para facilitar su recuperación. Por ejemplo, puede crear filtros como “Consultas de clientes”, “Actualizaciones de proyectos”, etc. LiveAgent viene con un sólido sistema de filtrado de correo electrónico para mantener organizada su bandeja de entrada.

6. Utilizar soluciones de software para la gestión del correo electrónico.

El software de gestión de correo electrónico como LiveAgent puede mejorar su capacidad para navegar por hilos de correo electrónico de forma eficaz. Por ejemplo, cuando se trata de correos electrónicos de atención al cliente, el sistema de tickets integrado de LiveAgent le permite administrar, rastrear y responder a cada consulta de los clientes de manera eficiente dentro de una sola interfaz.

7. Recordar incluir contexto al responder

Incluya siempre correspondencia anterior en sus respuestas para mantener el contexto, especialmente en hilos grandes. Por ejemplo, citar o mencionar los puntos específicos a los que estás respondiendo hará que tus respuestas sean claras para todos los destinatarios.

8. Comprender cuándo fusionar y dividir hilos

Comprender cuándo fusionar o dividir subprocesos puede mejorar significativamente la legibilidad y navegabilidad. Los hilos que tratan de las mismas regiones o proyectos se pueden fusionar. Por el contrario, los hilos amplios se pueden dividir en otros más pequeños para temas específicos.

Las funciones avanzadas de LiveAgent le permiten fusionar o dividir hilos fácilmente según sea necesario.

Técnicas y consejos de subprocesos de correo electrónico

Ahora es el momento de poner la teoría en práctica. A continuación se ofrecen algunos consejos y técnicas para la creación de hilos de correo electrónico.

Cómo agregar a alguien a un hilo de correo electrónico

Cuando necesita incluir a alguien nuevo en la discusión por correo electrónico en curso, la mayoría de las plataformas de correo electrónico le permiten hacerlo simplemente agregando su dirección de correo electrónico en el campo “cc” o “para” en su respuesta. Esta persona recibirá todos los correos electrónicos anteriores del hilo y las respuestas futuras.

Por ejemplo, en Gmail, puede agregar un nuevo participante haciendo clic en la opción “Responder”, “Responder a todos” o “Reenviar” en el hilo del correo electrónico y luego ingresando la dirección de correo electrónico de la persona en el campo necesario.

Siempre debes tener en cuenta las cuestiones de privacidad apropiadas al agregar a alguien a un hilo.

Cómo eliminar a alguien de un hilo de correo electrónico

Esto depende en gran medida del cliente de correo electrónico que esté utilizando. En Gmail, por ejemplo, puedes hacer clic en “Responder” o “Responder a todos”, eliminar la dirección de correo electrónico de la persona que deseas excluir y luego enviar tu mensaje.

En LiveAgent, después de crear una nueva respuesta, puede simplemente liberar al agente del ticket, ya sea reasignando el ticket a otros agentes o departamentos o estableciendo el ticket en un estado no asignado.

Cómo dividir un hilo de correo electrónico largo

Tomemos Gmail como ejemplo.

1. Abra la conversación que desea dividir en dos o más hilos.
2. Busque el mensaje que desea utilizar para iniciar un nuevo hilo.

3. En la parte superior derecha del mensaje, haz clic en tres puntos verticales.

4. Debería aparecer un menú desplegable, selecciona la opción Dividir hilo.

5. Después de hacer clic en Dividir hilo, aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación.

6. Para confirmar su acción, haga clic en Sí.

En LiveAgent, el proceso es aún más sencillo. Simplemente haga clic en el botón Dividir para generar un duplicado del billete original, completo con un nuevo número de referencia.

Consejos para resumir un hilo largo antes de responder

• Lea todo el hilo: al leer todo el hilo, obtendrá el contexto y el contenido de la conversación. No solo le permitirá comprender la discusión, sino que también le ayudará a identificar los puntos clave que necesitará para su resumen.

• Escriba resúmenes breves y concisos: al resumir un hilo largo, recuerda que la brevedad es clave. Selecciona los puntos más importantes de la conversación por correo electrónico y evita detalles innecesarios.

• Consulte el correo electrónico original: Resumir el hilo a menudo significa consultar el correo electrónico original o el punto principal de la conversación. Asegúrese de enfatizar esto en su resumen.

Los proveedores de correo electrónico como Gmail, Outlook y LiveAgent ofrecen vista de conversación. En Gmail, por ejemplo, los hilos se resumen automáticamente con los mensajes más recientes en la parte superior. Puede hacer clic en Expandir todo para ver la conversación completa y luego redactar su resumen en consecuencia.

Técnicas para buscar y hacer referencia a hilos de correo electrónico anteriores

• Uso de funciones de búsqueda: Gmail, Outlook, LiveAgent y la mayoría de las otras plataformas tienen potentes funciones de búsqueda que son perfectas para buscar hilos de correo electrónico anteriores. Puede realizar una búsqueda simple por palabra clave o utilizar opciones de búsqueda avanzada como fecha, remitente, destinatario o líneas de asunto.

• Usar etiquetas/etiquetas: Agregar etiquetas o etiquetas a hilos o correos electrónicos importantes hace que sea más fácil localizarlos en el futuro. El etiquetado se puede realizar por tema, remitente o cualquier categoría relevante.

• Creación de carpetas: para una mejor organización, cree carpetas y subcarpetas para ordenar sus hilos de correo electrónico. Este paso hace que hacer referencia a hilos anteriores sea muy sencillo.

Conclusión

Navegar por el mundo de los hilos de correo electrónico no es una tarea fácil, pero no se puede subestimar el poder de una bandeja de entrada organizada. Existen muchos beneficios al agrupar sus correos electrónicos, incluido mantener la coherencia de la comunicación, ahorrar tiempo, facilitar la colaboración, mantener su buzón ordenado y proporcionar referencias eficientes.

Sin embargo, no se pueden ignorar los desafíos, incluidas las inclusiones de hilos irrelevantes y el riesgo de fugas de datos importantes. Aprender a aprovechar al máximo su herramienta de correo electrónico, ya sea Gmail, Apple Mail, Microsoft Outlook o hacer la transición a un sistema más sólido como LiveAgent, puede mejorar notablemente su habilidad para administrar hilos de correo electrónico.

Con características como la bandeja de entrada universal, tickets híbridos, la capacidad de dividir tickets y reglas de automatización, LiveAgent se ha posicionado como líder en el campo. Cuando se trata de subprocesos, LiveAgent puede manejar incluso los subprocesos más complejos, garantizando que ningún mensaje se pierda o no se vea.

Para experimentar estas funciones de primera mano, asegúrese de aprovechar la prueba gratuita de 30 días de LiveAgent. Con la comprensión adecuada y las herramientas adecuadas, puedes convertir tus hilos de correo electrónico de una fuente de confusión en una poderosa herramienta de comunicación.