Buzón Compartido

A medida que las empresas crecen, la necesidad de un enfoque centralizado para gestionar correos electrónicos se hace evidente. Aquí es donde entran los buzones compartidos, una herramienta diseñada para optimizar la comunicación entre los miembros del equipo mientras se mantiene la organización y la eficiencia.

Un buzón compartido permite que varios usuarios accedan y gestionen una dirección de correo electrónico común, facilitando la colaboración de los equipos y la respuesta a consultas. Comprender la diferencia entre buzones compartidos y bandejas de entrada compartidas es crucial para maximizar la productividad. Este artículo analiza las características clave, los beneficios y las mejores prácticas asociadas con los buzones compartidos, asegurando que sepas exactamente lo que necesitas para una gestión exitosa del correo electrónico.

Desde elegir el software adecuado, como LiveAgent, hasta configurarlo de manera efectiva, cubrimos todo lo que necesitas saber. Únete a nosotros mientras exploramos los entresijos de los buzones compartidos y desbloqueamos el potencial para un mejor trabajo en equipo y una comunicación eficiente.

Cómo funcionan los buzones compartidos:

• Acceso Central: Los miembros del equipo inician sesión en el buzón compartido para gestionar colectivamente los correos electrónicos entrantes y salientes.

• Identidad consistente: Los correos electrónicos enviados desde el buzón compartido aparecen con la dirección compartida, no con la de usuarios individuales. Esto mantiene una comunicación externa uniforme.

• Colaboración: Los miembros pueden discutir y responder a mensajes como un equipo sin iniciar cadenas de correo electrónico separadas.

Los buzones compartidos reducen el riesgo de perder mensajes importantes o de tener que reenviar correos electrónicos innecesariamente. Optimizan los procesos y mejoran la eficiencia del equipo. A diferencia de una lista de distribución o una licencia separada para cada usuario, todos los permisos ya están configurados para un funcionamiento sin interrupciones.

Diferencias entre buzones compartidos y bandejas de entrada compartidas

Los buzones compartidos y las bandejas de entrada compartidas a menudo se usan de manera intercambiable, pero tienen diferencias.

Feature	Buzón Compartido	Buzón Compartido
Propósito	Para la colaboración en equipo y la gestión de correos electrónicos.	Para la colaboración en equipo centrada en respuestas de correos electrónicos y notas internas.
Acceso de Usuario	Acceso de múltiples usuarios con sus credenciales.	Varios usuarios acceden generalmente a través de clientes de correo electrónico.
Envío de Correo Electrónico	Enviado como el buzón compartido o en nombre del usuario.	Típicamente enviado en nombre de un usuario individual.
Calendario	Incluye un calendario común para la programación.	Normalmente no incluye funciones de calendario.
Implementación	A menudo utilizado en Office 365 o Google Workspace.	A menudo utilizado dentro de clientes de correo electrónico específicos.

Un buzón compartido permite que varias personas gestionen correos electrónicos desde una única dirección de correo electrónico. Es ideal para equipos, ya que no requiere licencias ni detalles de cuentas separados. Los buzones compartidos suelen aparecer en los clientes de correo electrónico y se centran en la colaboración en tiempo real, incluyendo notas internas y el seguimiento de conversaciones por correo electrónico.

LiveAgent ofrece una excelente solución para gestionar buzones compartidos. Admite una comunicación eficiente en equipo al integrar funciones para manejar correos electrónicos entrantes y mantener tiempos de respuesta organizados, asegurando que tus equipos de atención al cliente operen de manera efectiva.

Características clave de los buzones compartidos

Los buzones compartidos son una herramienta versátil dentro de Microsoft 365 y otras plataformas como Google Workspace. Permiten que varios usuarios envíen y reciban correos electrónicos utilizando una dirección de correo central, como info@yourcompany.com o support@yourcompany.com. A continuación, se presentan algunas características clave que hacen que los buzones compartidos sean beneficiosos para las operaciones del equipo:

• Comunicación centralizada: Los usuarios pueden gestionar correos electrónicos desde un buzón compartido, asegurándose de que todos tengan acceso a los hilos de correo más recientes sin necesidad de cuentas separadas.

• Eficiencia de Costos: Los buzones compartidos no requieren una licencia paga, lo que los convierte en una opción económica para las empresas que buscan soluciones de correo electrónico colaborativas.

• Calendario y Contactos Unificados: Similar a un buzón de correo regular, los buzones compartidos incluyen una bandeja de entrada, un calendario y una lista de contactos, lo que facilita la programación y la gestión de contactos sin inconvenientes.

• Identidad de Correo Electrónico Consistente: Los correos electrónicos enviados desde un buzón compartido parecen provenir directamente de la dirección del buzón, manteniendo la consistencia en la comunicación.

• Organización mejorada: La capacidad de crear subcarpetas ayuda a mantener los correos electrónicos organizados, lo que respalda flujos de trabajo más eficientes.

Acceso de múltiples usuarios

Un buzón compartido está diseñado para que varios usuarios trabajen de manera colaborativa. Aquí se explica cómo facilita el acceso a múltiples usuarios:

• Uso Concurrente: Varios usuarios pueden acceder simultáneamente a un buzón compartido. Esto fomenta el trabajo en equipo al permitir que los miembros gestionen los mensajes juntos en tiempo real.

• Acceso Seguro: Para mejorar la seguridad, los buzones compartidos están vinculados a una cuenta de usuario deshabilitada para evitar inicios de sesión directos, reduciendo el riesgo de acceso no autorizado.

• Gestión de Mensajes: Aunque los buzones compartidos ofrecen acceso fácil, no pueden impedir que los usuarios eliminen mensajes.

• Directrices de uso: Establecer reglas para el enrutamiento y etiquetado de correos electrónicos mejora el trabajo en equipo, especialmente para equipos remotos o distribuidos.

Email management

La gestión efectiva del correo electrónico es fundamental para cualquier equipo que utilice bandejas de entrada compartidas. Aquí hay formas en que los buzones compartidos ayudan en la gestión del correo electrónico:

• Asignación de Responsabilidad: Los equipos pueden asignar correos electrónicos específicos a miembros individuales, asegurando claridad en la asignación de tareas.

• Herramientas de Colaboración: Los buzones compartidos permiten etiquetar y añadir notas internas, fomentando una comunicación y asistencia fluida dentro del equipo.

• Comunicación Estructurada: El uso de etiquetas y campos personalizados mejora la organización y mantiene la productividad al mantener los mensajes estructurados.

• Medidas de Seguridad: Los inicios de sesión individuales para plataformas de bandeja de entrada compartida protegen la cuenta de correo electrónico contra el uso no autorizado.

• Herramientas Integradas: Soluciones como Gmelius o Hiver mejoran los buzones compartidos, ofreciendo funciones como la asignación de correos electrónicos y análisis de rendimiento.

Evitando la duplicación de respuestas

Evitar respuestas duplicadas es crucial para mantener un flujo de trabajo profesional y eficiente. Así es como los buzones compartidos ayudan:

• Visibilidad de los hilos de correo electrónico: Los miembros del equipo pueden ver todo el hilo de correo electrónico, lo que reduce las posibilidades de respuestas duplicadas a las consultas de los clientes.

• Asignaciones de flujo de trabajo: Al asignar correos electrónicos a miembros específicos del equipo, se mantiene la claridad en las responsabilidades, evitando múltiples respuestas al mismo mensaje.

• Optimización del Buzón: Revisar y optimizar regularmente la configuración del buzón ayuda a identificar y corregir posibles problemas de duplicación.

• Etiquetas Organizacionales: Aplicar etiquetas o categorías permite rastrear los correos electrónicos atendidos, evitando de manera eficiente respuestas redundantes.

• Capacitación Efectiva: Educar a los miembros del equipo sobre el uso de herramientas de bandeja de entrada compartida fomenta una comunicación efectiva, minimizando el riesgo de esfuerzos duplicados.

Para manejar buzones compartidos de manera eficiente, considera usar LiveAgent. Como una solución de alta calificación, LiveAgent respalda la comunicación del equipo al facilitar la gestión organizada de correos electrónicos entrantes, asegurando que tu equipo de atención al cliente opere sin problemas.

Beneficios de usar buzones compartidos

Los buzones compartidos son una excelente herramienta para los equipos que necesitan gestionar correos electrónicos de forma colaborativa. Permiten que varios miembros del equipo accedan y envíen correos desde una cuenta central. Esto mejora la eficiencia al eliminar la necesidad de reenviar mensajes a diferentes colegas. Los buzones compartidos también mejoran los tiempos de respuesta a las consultas de los clientes, lo que resulta en una comunicación más rápida y un mejor servicio.

Con un buzón compartido, tu equipo obtiene una mejor visibilidad de los correos electrónicos anteriores y las conversaciones en curso. Este compromiso colectivo facilita que todos colaboren de manera efectiva. Además, dado que los buzones compartidos no requieren una cuenta de usuario o licencia separada, la administración se simplifica.

Colaboración mejorada del equipo

El uso de buzones compartidos mejora en gran medida la colaboración en equipo. Por ejemplo, el buzón compartido de LiveAgent permite asignar correos electrónicos a los miembros relevantes del equipo. Esto aumenta la responsabilidad y la eficiencia. De manera similar, Gmelius convierte una bandeja de entrada de Gmail en un espacio de trabajo compartido, lo que facilita el trabajo en equipo en los correos electrónicos sin salir de Google Workspace. Con funciones como comentarios internos, borradores compartidos y respuestas predefinidas, Front ayuda a los equipos a comunicarse y asistirse mutuamente de manera efectiva.

Transparencia mejorada

Los buzones compartidos fomentan una comunicación transparente. Permiten que varios miembros del equipo gestionen correos electrónicos desde una dirección común. Este sentido de acceso abierto favorece la colaboración. En un entorno de mesa de ayuda, los buzones compartidos pueden mejorar la transparencia operativa al proporcionar métricas para evaluar la carga de trabajo y los tiempos de respuesta.

Herramientas como LiveAgent mejoran la responsabilidad con funciones como etiquetas compartidas y asignaciones de correos electrónicos. Los equipos modernos pueden adaptar los buzones compartidos para satisfacer las necesidades de comunicación interdisciplinaria en diversos entornos departamentales.

Soporte al cliente optimizado

Los buzones compartidos también son vitales para un soporte al cliente eficiente. Permiten respuestas rápidas y unificadas, lo cual es esencial para una alta satisfacción del cliente. Herramientas como Help Scout y LiveAgent brindan a los equipos de soporte la capacidad de gestionar consultas de clientes de manera efectiva a través de buzones compartidos. Al integrar varios canales de comunicación, estos buzones ofrecen una experiencia fluida para los clientes.

Las conversaciones unificadas con los clientes a través de diferentes plataformas ayudan a los equipos de soporte a ofrecer asistencia personalizada. Además, funciones como la automatización de flujos de trabajo y la asignación de tareas en sistemas de buzón compartido mejoran la productividad del equipo y la eficiencia en las respuestas en escenarios de soporte al cliente.

En última instancia, los buzones compartidos son esenciales para fomentar el trabajo en equipo y mejorar la comunicación tanto dentro de los equipos como con los clientes. LiveAgent ofrece una excelente solución para gestionar buzones compartidos, proporcionando una variedad de funciones para mejorar la colaboración y apoyar la transparencia.

Cómo elegir el mejor software para un buzón compartido

Al elegir software para un buzón compartido, considera la compatibilidad con LiveAgent para facilitar la colaboración. Estos buzones permiten que varios usuarios gestionen una sola cuenta de correo electrónico utilizando sus identificadores de correo, lo cual es crucial para un trabajo en equipo sin problemas.

Aquí hay puntos clave a considerar:

1. Productividad: Los buzones compartidos pueden optimizar la comunicación, reduciendo los correos electrónicos internos y mejorando la colaboración del equipo.

2. Capacidades de informes: Busca un software que registre métricas como el tiempo de primera respuesta y el tiempo promedio de resolución. Estos datos ayudan a evaluar el rendimiento y la eficiencia del equipo.

3. Limitaciones de Usuarios: Procure mantener el número de usuarios que acceden al buzón compartido por debajo de 25. Esto ayuda a mantener el rendimiento y la funcionalidad.

4. Accesibilidad: Asegúrate de que el software permita el acceso a través de las aplicaciones web y móviles de Outlook. Esto mejora la flexibilidad de uso en cualquier dispositivo.

Una tabla que resuma las características del software podría ayudar a visualizar estas consideraciones:

Feature	Importancia
Compatibilidad con Office 365	Esencial para la colaboración en equipo
Herramientas de productividad	Optimiza la comunicación interna
Métricas de informes	Evaluar y mejorar el rendimiento del equipo
Límite de usuario	Rendimiento óptimo con menos usuarios
Acceso multiplataforma	Uso flexible en diferentes dispositivos

Para la mejor solución en buzones compartidos, considera LiveAgent. Ofrece funciones robustas diseñadas para el servicio al cliente, apoyando interacciones fluidas del equipo y una gestión eficiente de correos electrónicos.

Cómo configurar un buzón compartido

Configurar un buzón compartido en Microsoft 365 es un proceso sencillo. Sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en el Centro de administración: Comienza iniciando sesión en el centro de administración de Microsoft 365.

2. Navegar a los Buzones Compartidos: Ve a “Equipos y Grupos” y selecciona “Buzones compartidos”.

3. Crear un nuevo buzón compartido: Haz clic en la opción para agregar un nuevo buzón compartido. Deberás asignar un nombre y una dirección de correo electrónico para él.

4. Gestionar almacenamiento: Recuerde que un buzón compartido es gratuito mientras tenga menos de 50 GB. Si supera este tamaño, se requiere una licencia adicional.

5. Configurar acceso móvil: La mayoría de los clientes y aplicaciones de correo electrónico admiten la funcionalidad de buzones compartidos, lo que permite a los usuarios acceder a ellos en dispositivos móviles.

6. Configurar elementos enviados: Es recomendable configurar la configuración del buzón para que todos los elementos enviados desde el buzón compartido sean visibles para los miembros del equipo, lo cual se puede hacer a través del centro de administración.

7. Administrar permisos: Los buzones compartidos no tienen contraseñas. El acceso se otorga en función de los permisos, lo que permite a los usuarios autorizados por usted iniciar sesión sin una contraseña adicional.

Las tablas pueden ayudar a resumir estos puntos para mayor claridad:

Paso	Acción	Notas
Acceso al Centro de Administración	Inicie sesión en Microsoft 365	Utiliza tus credenciales de administrador.
Navegación de Buzón Compartido	Equipos y Grupos > Buzones compartidos	Encuentra la sección de buzones compartidos.
Creación de un nuevo buzón	Agregar un nuevo buzón compartido	Asignar un nombre y una dirección de correo electrónico
Gestión de almacenamiento	Monitorear el tamaño del buzón	Gratis hasta 50 GB; se necesita licencia para más de 50 GB
Configuración de Acceso Móvil	Habilitar en dispositivos	Compatible con la mayoría de los clientes y aplicaciones de correo electrónico
Configuración de elementos enviados	Ajustar configuraciones	Haz que los elementos enviados sean visibles para todos los miembros del equipo.
Gestión de Permisos	Establecer permisos de acceso	Los usuarios inician sesión sin una contraseña separada.

Guía de configuración paso a paso en LiveAgent

Configurar un buzón compartido en LiveAgent es sencillo y eficaz para la colaboración en equipo. Aquí tienes una guía:

1. Iniciar sesión: Accede a tu cuenta de LiveAgent con tus credenciales.

2. Si deseas conectar una nueva cuenta de correo electrónico para enviar y recibir correos, es mejor comenzar con la configuración de salida. Ve a Configuración > Correo electrónico > Cuentas de correo saliente y haz clic en el botón “Integrar nueva cuenta de correo” y sigue las instrucciones de esta sección de la base de conocimientos.

3. Después de conectar con éxito tu dirección de correo electrónico como una cuenta de correo saliente, navega a Configuración > Correo electrónico > Cuentas de correo entrante y haz clic en el botón “Integrar nueva cuenta de correo” y sigue las instrucciones de aquí.

4. En general, se recomienda conectar primero tu dirección de correo electrónico como una cuenta de correo saliente y, después, como una cuenta de correo entrante, debido al último paso de la integración de la cuenta de correo entrante, donde necesitas elegir una cuenta de correo saliente ya conectada y configurarla como el remitente predeterminado para responder correos/tickets obtenidos de la cuenta de correo entrante.

5. Además, se recomienda usar primero los conectores nativos de Google/Microsoft al conectar direcciones de correo electrónico proporcionadas por Google/Microsoft, ya que estos conectores admiten los nuevos métodos de autenticación OAuth de Google/Microsoft.

6. Cada método de conexión está dividido y descrito en nuestra categoría de funciones de correo electrónico y sus subcategorías. Si estás utilizando otro proveedor de cuentas de correo o deseas conectar tu propio servidor de correo, deberás seleccionar el método de buzón personalizado.

7. Los conectores de Google/Microsoft o los métodos de IMAP/POP3 recuperan correos electrónicos de tu cuenta de correo entrante conectada cada pocos minutos mediante trabajos cron, mientras que los correos electrónicos reenviados se recuperan instantáneamente cuando llegan a la bandeja de entrada de tu cuenta de correo electrónico.

Puedes leer más sobre la configuración de cuentas de correo electrónico en nuestro artículo separado.

Mejores prácticas para gestionar buzones compartidos

Gestionar un buzón compartido de manera eficiente es crucial para aumentar la productividad del equipo. Aquí tienes algunas mejores prácticas a considerar:

1. Asignar correos electrónicos: Delegar correos electrónicos a los miembros del equipo según sus habilidades. Esto mejora la responsabilidad y asegura que las consultas sean atendidas por la persona adecuada.

2. Utiliza etiquetas: Usa etiquetas o categorías para organizar los correos electrónicos entrantes. Esta categorización facilita que los miembros del equipo encuentren y respondan a consultas específicas.

3. Automatiza los flujos de trabajo: Configura flujos de trabajo automatizados para tareas rutinarias. Esto reduce el esfuerzo manual y mantiene organizada la bandeja de entrada compartida.

4. Revisiones Regulares: Evalúa y ajusta regularmente la configuración de tu bandeja de entrada para adaptarla a las necesidades cambiantes de tu equipo. Mantenerla optimizada mejora la eficiencia.

5. Capacitación: Capacitar a los miembros del equipo en el uso efectivo. Esto asegura prácticas consistentes y mejora la colaboración.

Conclusión

Un buzón compartido es una herramienta excelente para mejorar la colaboración y comunicación del equipo. Al permitir que varios usuarios accedan a una única dirección de correo electrónico, los equipos pueden gestionar y rastrear conversaciones de correo de manera eficiente. Esta configuración es especialmente beneficiosa para departamentos de alto volumen, como soporte al cliente y finanzas, donde los tiempos de respuesta rápidos son cruciales.

Una de las principales ventajas de un buzón compartido es su capacidad para despejar los buzones individuales. Reduce la necesidad de reenviar correos electrónicos y de usar CC o CCO, lo que ayuda a los equipos a mantenerse organizados. Además, los buzones compartidos se pueden configurar sin costo adicional más allá de las licencias de usuario necesarias, lo que los convierte en una solución económica para muchas organizaciones.

Para los equipos que buscan la mejor configuración de un buzón compartido, LiveAgent se destaca como una excelente opción. LiveAgent ofrece funciones robustas que optimizan la gestión del correo electrónico y aseguran que ninguna comunicación se pierda. Al adoptar un buzón compartido a través de soluciones como LiveAgent, las organizaciones pueden mejorar su eficiencia y capacidad de respuesta, mejorando en última instancia la satisfacción del cliente. Pruébalo tú mismo comenzando hoy con una prueba gratuita de 30 días.