Gestión de contenidos vs gestión del conocimiento

La era digital moderna nos insta a comprender la importancia de aprovechar el poder de la información. En el contexto de administrar datos valiosos, los términos gestión de contenido y gestión del conocimiento surgen con bastante frecuencia. Este artículo tiene como objetivo arrojar luz sobre sus principales diferencias y las formas en que se entrelazan para impulsar el crecimiento empresarial.

¿Qué es la gestión de contenido?

La gestión de contenido, a menudo denominada CM, es un conjunto de procesos que respaldan la recopilación, administración y publicación de información en cualquier forma o medio. En los últimos años, la gestión de contenido se ha asociado predominantemente con contenido digital, como publicaciones de blog en varios sitios web y piezas de contenido en plataformas de redes sociales.

Entonces, ¿qué significa esto en términos de uso en la vida real? La gestión de contenidos garantiza que el contenido adecuado esté disponible para las personas adecuadas en el momento adecuado. Esto implica crear, editar, organizar y entregar contenido de manera eficiente, efectiva y amigable para el usuario.

La gestión de contenido puede ser una herramienta invaluable para cualquier persona que necesite manejar una gran cantidad de información, ya sea texto, imágenes, videos u otras formas de datos.

¿Qué es la gestión del conocimiento?

La gestión del conocimiento, también conocida como GC, es un enfoque más integral que implica la creación, compartición, uso y gestión del conocimiento dentro de una organización. No se trata solo de gestionar el contenido, sino también de aprovechar ese contenido para mejorar la eficiencia, la productividad de los empleados y la toma de decisiones.

La gestión del conocimiento es un proceso empresarial integral para las organizaciones que desean aprovechar al máximo sus conocimientos colectivos. Esto incluye a las empresas, pero también se extiende a las agencias gubernamentales, instituciones de investigación y otras organizaciones con un enfoque centrado en el conocimiento.

Comparación entre gestión de contenido y gestión del conocimiento

Si bien la gestión de contenido y la gestión del conocimiento pueden parecer similares, cumplen diferentes objetivos y juegan roles únicos en una organización. Comprender sus diferencias clave es crucial para que las empresas gestionen su información de manera efectiva y la aprovechen para impulsar el crecimiento y la innovación.

1. Enfoque y propósito

Como ya hemos mencionado, la responsabilidad principal de la gestión de contenido es la creación, organización y publicación de contenido digital. Su objetivo es optimizar los procesos de creación de contenido, garantizando la consistencia y accesibilidad en diferentes plataformas.

El marco de gestión del conocimiento, por otro lado, se enfoca en capturar, organizar y compartir el conocimiento dentro de una organización utilizando software de gestión del conocimiento e internos y externos. bases de conocimiento.

Las piezas de contenido que se encuentran a menudo en la base de conocimientos de una empresa y otros repositorios de gestión de conocimientos contienen guías prácticas, registros de clientes resueltos temas y guías técnicas completas. La gestión del conocimiento tiene como objetivo mejorar la colaboración, mejorar la toma de decisiones y fomentar la innovación aprovechando la experiencia interna colectiva.

2. Alcance de la información

Gestión de contenido, incluyendo texto, imágenes, videos y otros medios, se ocupa de contenido estructurado y no estructurado. Se enfoca en manejar contenido a lo largo de su ciclo de vida, desde la creación hasta el archivo, utilizando herramientas esenciales de servicio al cliente en redes sociales.

La gestión del conocimiento abarca un rango más amplio de información, incluyendo el conocimiento explícito (como documentos y bases de datos) y el conocimiento implícito (como la experiencia). Su objetivo es capturar y distribuir ambos tipos de conocimiento para beneficiar a la organización en su conjunto.

3. Estructura de la información

Los sistemas de gestión de contenido organizan el contenido en función de taxonomías, categorías o etiquetas predefinidas. Garantiza que el contenido sea fácilmente buscable y accesible para los usuarios.

Las características del software de gestión del conocimiento se centran en capturar y estructurar el conocimiento colectivo para reflejar su contexto y relaciones. Utilizan técnicas como grafos de conocimiento, ontologías y redes semánticas para facilitar la recuperación del conocimiento sin esfuerzo desde una única plataforma.

4. Roles y contribuciones de los usuarios

La gestión de contenido involucra roles como creadores de contenido, editores y publicadores. Cada uno de estos roles contribuye a la creación y mantenimiento del contenido. Mientras tanto, los usuarios son principalmente quienes consumen el contenido.

En contraste, la gestión del conocimiento considera a cada miembro de una organización como un activo con conocimientos para contribuir. Este enfoque fomenta la participación activa de todos los empleados, independientemente de sus roles específicos. El proceso de gestión del conocimiento enfatiza el intercambio de conocimientos, la colaboración y el aprendizaje colectivo.

5. Flujo de trabajo y colaboración

Los sistemas de gestión de contenido empresarial a menudo incluyen características de flujo de trabajo para facilitar la creación de contenido, procesos de revisión y aprobación. La colaboración está generalmente limitada a la creación y edición de contenido.

Por otro lado, los sistemas de gestión del conocimiento priorizan la colaboración y fomentan una cultura de intercambio y difusión del conocimiento. Proporcionan herramientas para la creación colaborativa, foros de debate y redes sociales para fomentar la participación activa.

6. Contextualización y relevancia

Cuando se trata de administración de contenido, se enfoca en brindar contenido relevante a los usuarios en función de criterios predefinidos, como consultas de búsqueda o preferencias del usuario. Su objetivo es proporcionar a los clientes potenciales experiencias personalizadas y optimizar la entrega de contenido.

La gestión del conocimiento asegura que la información en las bases de conocimiento internas sea relevante y aplicable a situaciones específicas. Aprovecha la experiencia en la vida real para proporcionar guías de cómo hacerlo y otro contenido útil para toda la organización.

7. Valor a largo plazo y aprendizaje.

La gestión de contenidos se centra principalmente en proporcionar información a los usuarios en el presente. Si bien los contenidos pueden archivarse, su valor a largo plazo a menudo se limita a fines de referencia histórica.

Los sistemas de gestión del conocimiento, sin embargo, tienen como objetivo capturar y preservar el conocimiento empresarial, asegurando su valor a largo plazo. Facilitan el aprendizaje continuo, permitiendo a los empleados desarrollar el conocimiento existente y evitar reinventar la rueda.

8. Herramientas aplicables

Al hablar de gestión de contenido, vienen a la mente herramientas como WordPress. Esta solución es una herramienta de gestión de contenido destacada que permite a sus usuarios crear, gestionar, almacenar y publicar contenido en diversos sitios web.

Por otro lado, cuando se trata de herramientas de gestión del conocimiento, podemos hablar del constructor de base de conocimiento interno externo e interno de LiveAgent o incluso de Confluence. . LiveAgent es una solución más sólida y completa, pero ambos sistemas de software de gestión del conocimiento facilitan la colaboración interna, la documentación y la gestión de proyectos.</ a>p>

Gestión de contenido vs ejemplos de gestión del conocimiento

Para poner la teoría en práctica, hablemos de algunos ejemplos de gestión de contenido y gestión del conocimiento que es posible que ya hayas encontrado en la vida real.

Wikipedia

Wikipedia es un ejemplo destacado tanto de gestión del conocimiento como de gestión de contenido. Es una plataforma colaborativa donde los usuarios contribuyen con artículos de conocimiento y contenido sobre diversos temas.

La plataforma utiliza la gestión de contenido para organizar y categorizar artículos, asegurando que la información se presente de manera estructurada y accesible.

Adobe

Adobe ofrece software creativo y soluciones de marketing. Utilizan la gestión del conocimiento para permitir la colaboración entre empleados a nivel global, compartiendo experiencia y conocimientos.

La gestión de contenido también es esencial para las plataformas de marketing de Adobe, donde gestionan y distribuyen contenido a varios canales, garantizando un mensaje y representación de marca consistentes. A continuación, puedes encontrar una comparación de su página de gestión de contenido y gestión de conocimiento.

¿Necesitas gestión de contenido o gestión del conocimiento?

Idealmente, un negocio próspero debería utilizar ambos. En el panorama actual, crear, organizar, almacenar y entregar información se ha convertido en algo así como una forma de arte. Como resultado, la mayoría de las empresas se benefician de tener una estrategia confiable de gestión de contenidos y gestión del conocimiento en su lugar. Aquí hay algunas razones por las cuales eso es así:

La gestión de contenidos puede aportarte:

• Flujo de información optimizado: Tanto los sistemas de gestión de contenidos como los de gestión del conocimiento garantizan un flujo fluido de información dentro de la organización. Esto ayuda a reducir la redundancia y mejorar la eficiencia.

• Colaboración mejorada: estos sistemas promueven la colaboración entre los empleados al proporcionar una plataforma para compartir y acceder a información fácilmente.

• Mensajes coherentes: la gestión de contenido garantiza que los mensajes de la empresa sean coherentes en todas las plataformas, lo cual es crucial para mantener la identidad de la marca.

• Eficiencia de costos: Ayudan a reducir los costos operativos al automatizar diversas tareas relacionadas con la creación, distribución y almacenamiento de contenido.

• Cumplimiento normativo: los sistemas de gestión de contenidos ayudan a mantener registros y documentos según los requisitos normativos, lo que reduce el riesgo de incumplimiento.

• Satisfacción del cliente: al proporcionar información precisa y oportuna, estos sistemas ayudan a mejorar el servicio y la satisfacción del cliente.

• Escalabilidad: Ambos sistemas son escalables y pueden crecer con el negocio, garantizando que siempre se satisfagan las necesidades de gestión de la información de la empresa.

La gestión del conocimiento puede aportarte:

• Toma de decisiones mejorada: proporcionan información precisa, actualizada y completa, que ayuda a tomar decisiones informadas.

• Retención del conocimiento: la gestión del conocimiento ayuda a retener el conocimiento valioso de los empleados, que podría perderse cuando abandonan la organización.

• Mayor productividad: al proporcionar un fácil acceso a la información y reducir el tiempo dedicado a la búsqueda de datos, estos sistemas aumentan la productividad general.

• Ventaja competitiva: la gestión del conocimiento ayuda a obtener una ventaja competitiva aprovechando el conocimiento y la experiencia colectivos de la organización.

• Innovación: La gestión del conocimiento promueve la innovación fomentando el intercambio de ideas y mejores prácticas dentro de la organización.

• Gestión de riesgos: Ayudan a identificar y gestionar los riesgos proporcionando una visión integral del conocimiento y contenido de la organización.

¿Cuáles son los tipos de sistemas de gestión de contenido y gestión del conocimiento?

Aquí están los diferentes tipos de sistemas de gestión de contenido y gestión del conocimiento:

Sistemas de gestión de contenido:

Sistema de gestión de contenido web (WCMS): estos sistemas se utilizan para gestionar y publicar contenido en sitios web. Permiten a los usuarios crear, editar, organizar y publicar contenido digital sin necesidad de conocimientos técnicos. Los ejemplos más utilizados incluyen WordPress, Joomla y Drupal.

Sistema de administración de contenido empresarial (ECM): estos sistemas están diseñados para administrar la información no estructurada de una organización, incluidos documentos, imágenes, videos y otros activos digitales. Algunos ejemplos incluyen SharePoint, OpenText Content Suite y Documentum.

Sistema de gestión de documentos (DMS): este tipo de gestión de contenido se centra específicamente en la gestión de documentos a lo largo de su ciclo de vida. Algunos ejemplos notables incluyen M-Files, Alfresco y LogicalDOC.

Sistema de gestión de activos digitales (DAM): los sistemas DAM se utilizan para almacenar, organizar y administrar activos digitales como imágenes, videos, archivos de audio y otros medios. Proporcionan herramientas para la gestión de metadatos, etiquetado de activos y fácil recuperación. Los más comunes son Widen Collective, Bynder y Adobe Experience Manager Assets.

Sistema de gestión de aprendizaje (LMS): aunque se utilizan principalmente para el aprendizaje electrónico y la formación, estas plataformas también gestionan y entregan contenido. Es posible que reconozca herramientas LMS como Moodle, Canvas y Blackboard.

Sistemas de gestión del conocimiento:

Sistema de gestión del conocimiento empresarial: estos sistemas se centran en recopilar, organizar y compartir el conocimiento dentro de una organización. Incluyen características como compartir documentos, directorios de expertos, foros de discusión y repositorios de mejores prácticas. Algunos ejemplos de la vida real incluyen Confluence, IBM Watson Knowledge Center y Bloomfir.

Sistema de gestión del conocimiento colaborativo: estos sistemas enfatizan la colaboración y el intercambio de información entre los miembros del equipo. A menudo incluyen características como wikis, blogs, foros de discusión y herramientas de colaboración en tiempo real. Las soluciones de software más notables incluyen LiveAgent, MediaWiki y Tiki Wiki.

Sistema de localización de expertos: estas herramientas de gestión del conocimiento ayudan a los usuarios a encontrar expertos dentro de una organización en función de sus habilidades, áreas de conocimiento y experiencia. Ayudan a conectar a las personas que necesitan información con aquellas que poseen experiencia relevante. Ejemplos de la vida real de herramientas de gestión de conocimiento de ubicación de experiencia incluyen Swoop, Talla y ProFinda.

Sistema de curación de contenido: este tipo de KMS ayuda a seleccionar, organizar y presentar información relevante de varias fuentes. Es especialmente útil para crear bases de conocimientos, boletines o bibliotecas de recursos. Es posible que reconozca los sistemas de curación de contenido como Scoop.it, Flipboard y Pearltrees.

Sistema de gestión del conocimiento semántico: Estos sistemas utilizan tecnologías semánticas para capturar y organizar el conocimiento a partir de las relaciones entre conceptos. Mejoran la precisión de la búsqueda y permiten una mejor comprensión contextual de la información. Los ejemplos notables incluyen PoolParty Semantic Suite, TopQuadrant y Synaptica.

Sistema de razonamiento basado en casos: este tipo de KMS almacena y recupera soluciones a problemas o casos pasados. Ayuda a los usuarios a encontrar soluciones relevantes al hacer coincidir los problemas actuales con casos similares del pasado. Las herramientas que puede encontrar en esta categoría incluyen Coveo, IntraFind y Primedius.

Sistema de gestión de la innovación: estos sistemas promueven el intercambio de ideas, la colaboración y la innovación dentro de una organización. A menudo incluyen herramientas para recopilar ideas, evaluarlas e implementar las más prometedoras. Las herramientas de gestión de la innovación más utilizadas son Spigit, IdeaScale y Brightidea.

Recuerda que estas categorías pueden superponerse, y algunos sistemas podrían incluir características de varios tipos.

¿Estos sistemas pueden integrarse entre sí?

Para responder simplemente la pregunta, sí, pueden. Al integrar ambos sistemas, se puede crear una solución más completa y efectiva para gestionar tanto el contenido como el conocimiento dentro de una organización. Para lograr dicha integración, se deben seleccionar sistemas que sean compatibles y proporcionen APIs u otros medios de conexión y comunicación entre los dos sistemas.

¿Las empresas necesitan sistemas de gestión de contenido y sistema de gestión de conocimiento?

Otra respuesta directa es sí. En muchos casos, las empresas encuentran que integrar ambos sistemas puede mejorar su estrategia general de gestión de información. Si bien depende del tamaño de una organización y la naturaleza de las operaciones, combinar la gestión de contenido y la estrategia de gestión del conocimiento crea un enfoque más holístico para gestionar los datos de la empresa.