Gestión de información vs Gestión del conocimiento

En una era donde el panorama digital está repleto de vastas cantidades de datos, comprender la diferencia entre la gestión del conocimiento y la gestión de la información se ha convertido en un pilar fundamental para muchas empresas. El proceso de gestión efectiva de la información no solo implica la recopilación y categorización de datos, sino también asegurarse de que las personas adecuadas accedan a esta información en el momento adecuado. Arrojaremos algo de luz sobre estos términos a menudo intercambiados, guiando a las empresas a través del laberinto de datos, información y creación de conocimiento.

¿Por qué es importante la gestión de la información para tu negocio?

El dinámico mundo empresarial de hoy depende en gran medida del flujo y la accesibilidad fluidos de la información. Una información debidamente organizada y accesible garantiza que las inversiones en tecnología se maximicen, transformando cada esfuerzo tecnológico en un activo que impulsa resultados medibles. La integración de un proceso sólido de gestión de la información es fundamental para fomentar una experiencia positiva para los empleados.

Además, la gestión eficiente de la información eleva el rendimiento global de la organización. Proporciona claridad, reduce la redundancia y mejora la eficiencia, fomentando así un entorno propicio para la innovación. Esto no solo ofrece beneficios significativos para las organizaciones, sino que también moldea la cultura empresarial, promoviendo la colaboración y la comunicación abierta.

La gestión efectiva de la información es más que simplemente organizar datos. Se trata de transformar esos datos en una ventaja estratégica, posicionando a las empresas para optimizar sus operaciones y mantenerse a la vanguardia en un entorno empresarial en constante cambio.

¿Qué es la gestión del conocimiento?

El conocimiento es un paso por encima de simples datos e información. Siguiendo la analogía escolar, mientras que los datos e información podrían ser las calificaciones en bruto que podrían proporcionar una perspectiva acumulativa como el promedio de la clase, el conocimiento sería la sabiduría de la que se valen los educadores. Esta sabiduría, surgida de la síntesis de datos y la experiencia individual, podría ayudar a los educadores a adaptar los métodos de enseñanza para obtener mejores resultados.

Considera la base de conocimiento de una empresa, una herramienta que consolida información sobre preguntas frecuentes de los clientes. A medida que esta herramienta madura y asimila conocimientos expertos, evoluciona de ser solo un repositorio a convertirse en un recurso crítico. Los clientes ahora pueden aprovechar este reservorio para encontrar soluciones rápidas y precisas, mejorando su experiencia general.

¿Por qué es importante la gestión del conocimiento para tu negocio?

En el entorno empresarial, el conocimiento se erige como una piedra angular fundamental para el crecimiento y la agilidad de la organización. La disponibilidad y el acceso al conocimiento desempeñan un papel central en impulsar este crecimiento. El proceso de gestión del conocimiento va más allá de simplemente recolectar experiencia; se trata de aprovechar estratégicamente para fomentar la innovación y mejorar la eficiencia operativa. Al garantizar un flujo libre de información, las empresas pueden evitar los inconvenientes de la redundancia y asegurarse de que las ideas no queden atrapadas en departamentos o individuos aislados.

La democratización del conocimiento, impulsada por una estrategia efectiva de gestión del conocimiento, fomenta una cultura de aprendizaje continuo. A medida que los empleados de todos los niveles pueden acceder y contribuir a la sabiduría colectiva de la empresa, se observa un aumento notable en la adaptabilidad y disposición para enfrentar desafíos. Esta fluidez en el intercambio de información conduce a una operación eficiente, minimizando tareas repetitivas y optimizando la utilización de recursos.

Un sólido marco de gestión del conocimiento dota a las empresas de las herramientas para tomar decisiones rápidas e informadas, otorgándoles así una ventaja competitiva. Al convertir los datos en ideas accionables, las empresas están en una mejor posición para navegar por las complejidades del mercado contemporáneo y prosperar en medio del cambio.

¿Cuáles son las diferencias clave entre la gestión del conocimiento y la gestión de la información?

Tanto la gestión del conocimiento (KM) como la gestión de la información (IM) son cruciales para las organizaciones, pero no son sinónimos. Vamos a señalar las principales diferencias:

Naturaleza

• IM: Implica la categorización, almacenamiento y difusión de datos organizados. Se trata de presentar los hechos de forma sistemática.

• KM: Va más allá de los hechos, sintetizando información con experiencia y contexto. Se trata de la comprensión y aplicación del conocimiento.

Transferibilidad

• IM: Dada su naturaleza estructurada, la información se puede transferir fácilmente entre medios.

• KM: El conocimiento, especialmente el conocimiento tácito (intuitivo), no es sencillo de transferir o codificar.

Almacenamiento

• IM: Prioriza el almacenamiento digital organizado, asegurando una fácil recuperación.  

• KM: tiene como objetivo capturar tanto el conocimiento explícito (codificado) como el implícito, aprovechando el software de gestión del conocimiento e iniciativas centradas en el ser humano.  

Propósito

IM: Se enfoca en la claridad y organización de los datos.
KM: Busca información accionable y comprensión estratégica a partir de los datos.  

Ciclo de vida

• IM: Sigue una ruta lineal: recolectar, almacenar, recuperar. 

• KM: Es iterativo, evolucionando constantemente con nueva información y experiencias.  

En esencia, mientras que IM brinda una base estructurada de hechos, KM transforma estos datos en sabiduría aplicable para las organizaciones.

¿Cómo mejora y expande la gestión del conocimiento la gestión de la información?

Gestionar el conocimiento no se trata solo de acumular datos; es un proceso dinámico de mejora y refinación. Las empresas pueden empezar recopilando datos básicos, similares a configurar una sección de preguntas frecuentes iniciales. Pero a medida que incorporan retroalimentación y experiencia, esta sección se vuelve más completa y perspicaz. Con el tiempo, se convierte en un testimonio del compromiso de la empresa con sus clientes, convirtiéndose en un recurso fundamental para que encuentren soluciones precisas y eficientes.

Plataformas como LiveAgent están a la vanguardia de esta transformación, brindando a las empresas las herramientas para realizar una transición fluida de la gestión de la información a la gestión del conocimiento. Al capacitar a las empresas con estas herramientas avanzadas, pueden aprovechar de manera más efectiva sus datos, convirtiéndolos en ideas accionables que benefician directamente a sus clientes.

Beneficios de la gestión de información y conocimiento

Después de estos beneficios, es crucial que las empresas adopten estrategias y prácticas relevantes. La columna vertebral de la gestión eficaz del conocimiento y la información es la integración de sistemas de gestión de documentos adecuados y otras tecnologías. Un Sistema de Gestión del Conocimiento (SGC) es una herramienta esencial para ello. Es un sistema impulsado por la tecnología que captura, almacena y recupera tanto el conocimiento tácito como el explícito. Un SGC no solo proporciona un repositorio centralizado de información, sino que también ofrece funcionalidades como búsqueda, categorización y características colaborativas, asegurando que el conocimiento no solo se almacene, sino que también se utilice de manera efectiva.

Ejemplos del mundo real de implementaciones de gestión de información y gestión del conocimiento.

El poder transformador de la gestión efectiva de la información y el conocimiento es evidente en numerosas empresas en todo el mundo. Aquí hay un vistazo a algunos casos emblemáticos en los que las compañías han integrado de manera fluida estos sistemas para catalizar su crecimiento y mantener una ventaja competitiva.

Sistema de ‘Soporte Centrado en el Conocimiento’ de IBM

IBM, pionera en la industria tecnológica, lanzó un sistema de ‘Soporte Centrado en el Conocimiento’. Esta iniciativa tenía como objetivo crear, mantener y aprovechar conocimientos valiosos como parte del proceso de soporte. Se alentó a los empleados de todos los niveles a documentar soluciones a problemas comunes. Esta biblioteca de soluciones luego fue accesible para toda la organización. ¿El resultado? Tiempos de resolución de problemas más rápidos, costos de soporte minimizados y una mejora general en la satisfacción del cliente.

El ‘Lean Manufacturing’ de Toyota

El renombrado sistema de producción de Toyota es una clase magistral en gestión de la información. Su enfoque de producción ‘Just-In-Time’ requiere datos precisos sobre los niveles de inventario, las velocidades de producción y la demanda del consumidor. A través de procesos meticulosos de gestión de la información, Toyota garantiza un desperdicio mínimo, un flujo sin problemas de piezas y eficiencia en la producción. Este enfoque ha sido tan efectivo que ha sido adoptado por industrias mucho más allá de la fabricación automotriz.

‘Peer Assist’ de British Petroleum

British Petroleum (BP), una de las compañías petroleras más grandes del mundo, se enfrentó a un desafío compartido por muchos conglomerados: los silos de conocimiento. Para abordar esto, BP lanzó ‘Peer Assist’, una iniciativa de intercambio de conocimientos. Antes de embarcarse en un nuevo proyecto, los equipos organizarían reuniones con expertos y compañeros que habían realizado tareas similares anteriormente. Esta sesión de intercambio de conocimientos permitió a los equipos adquirir conocimientos organizativos, evitar errores pasados e innovar más rápidamente. El ‘Peer Assist’ de BP se convirtió en un ejemplo destacado de gestión del conocimiento, mejorando significativamente los resultados del proyecto.

Servicios de Gestión de Información y Analítica de Hewlett-Packard (HP) ‘HP’

HP implementó con éxito un sistema de gestión de información llamado ‘HP Information Management and Analytics services’. Este sistema ayudó a categorizar, almacenar y recuperar datos críticos de productos, especialmente relacionados con los microprocesadores. Con un centro centralizado de información cuidadosamente seleccionada, los equipos de desarrollo de productos podían acceder fácilmente a los datos relevantes, acelerando significativamente el proceso de investigación y desarrollo.

¿Cuál es la diferencia entre IMS y KMS?

Un Sistema de Gestión de la Información (SGI) está principalmente preocupado por el manejo preciso, almacenamiento y recuperación de datos e información estructurada. Su objetivo principal es asegurar que la información correcta esté disponible para las personas adecuadas en el momento adecuado. Se trata de optimizar los procesos de datos, garantizar la consistencia, precisión y cumplir con los estándares regulatorios. Un sistema de este tipo es esencial en un mundo donde se crean grandes cantidades de datos cada segundo, lo que representa un desafío para filtrar y encontrar información relevante.

Por otro lado, un Sistema de Gestión del Conocimiento (SGC) profundiza más. Está diseñado para gestionar tanto el conocimiento explícito (procesos documentados, pautas, etc.) como el conocimiento tácito (experiencias personales, ideas y conocimiento de los empleados). Un SGC fomenta una cultura de compartir, colaborar y aprender de forma continua dentro de las organizaciones. Al capturar y hacer accesible este conocimiento, las organizaciones pueden aprovechar su inteligencia colectiva, fomentando la innovación y la resolución de problemas.

Las herramientas modernas como LiveAgent combinan estos dos sistemas distintos. Al integrar las capacidades centradas en datos de un IMS con los aspectos más amplios y centrados en el conocimiento de un KMS, LiveAgent presenta un enfoque holístico. Proporciona a las empresas una plataforma unificada donde pueden gestionar sus datos, obtener información y garantizar que sus empleados tengan acceso a la sabiduría y la experiencia colectivas de la organización. En esencia, herramientas como estas están dando forma al futuro de la gestión de la información y el conocimiento al ofrecer una solución integral e integrada. Puedes experimentarlo tú mismo con la prueba gratuita de 30 días de LiveAgent.