Sistemas de llamadas automatizadas

Las empresas pueden usar un servicio de llamadas automáticas para enviar un mensaje de voz pregrabado a miles de clientes potenciales y prospectos con fines de calificación o venta. Incluso pueden enviar un recordatorio de evento o un mensaje de emergencia a toda su lista de contactos, incluidos los miembros del equipo.

Además, los sistemas telefónicos automatizados ayudan a las empresas a enviar mensajes de contestador automático relevantes a las llamadas de atención al cliente.

¿Cómo funciona un sistema de llamadas automatizado?

Un sistema de llamadas automatizado funciona tanto como un sistema de llamadas entrantes como un sistema de gestión de llamadas salientes automatizado.

Los sistemas de llamadas entrantes le permiten grabar un mensaje de audio único para varios puntos débiles del cliente para que cada persona que llama pueda elegir entre las opciones de su menú y resolver un problema específico. Pueden optar por enrutar las llamadas a los agentes disponibles si un mensaje en particular no soluciona el problema.

Además, puede usar estos sistemas de marcación automática para enviar un mensaje pregrabado a cualquier persona en su lista de contactos sin que sus agentes los llamen.

Así es como funcionan los sistemas automáticos de menús telefónicos:

• Reproducen un mensaje grabado cuando un cliente llama al número local o gratuito de una empresa.
• El cliente puede elegir una opción de menú adecuada seleccionando el número correspondiente para resolver el problema u obtener asistencia de un agente en vivo.

• Algunos incluyen sistemas interactivos de respuesta de voz que permiten a los clientes expresar el problema en lugar de presionar un botón.

• Las llamadas salientes funcionan al revés. El sistema de mensajería automatizado realiza una llamada y reproduce un mensaje grabado o conecta a la persona que llama con un agente una vez que detecta una voz. De lo contrario, utiliza la función “Dejar mensaje automáticamente en el correo de voz”.

Estos sistemas de menú de teléfono personalizados admiten varias integraciones de terceros. Por ejemplo, puede integrar el suyo con el software CRM (Customer Relationship Management) para segmentar, puntuar y realizar un seguimiento de sus clientes potenciales.

¿Cuáles son las características de los sistemas de llamadas automatizadas?

Las características más notables de los sistemas de llamadas automatizadas incluyen:

• Identificadores de llamadas personalizables: después de verificar un número de teléfono válido, puede personalizar su identificador de llamadas para que sus clientes sepan quién los llama.

• Saludo personalizado de la empresa: puede dar la bienvenida a cada persona que llama con un mensaje personalizado.

• Difusión masiva de mensajes de voz: estos sistemas de marcación sin agentes permiten a los propietarios de empresas realizar llamadas simultáneas a una lista completa de contactos.

• Programación de llamadas: las empresas pueden establecer una fecha y hora específicas para cada llamada saliente.

• Detección de correo de voz: si un contestador automático o un servicio de correo de voz contesta una llamada, un sistema de llamadas automatizado reproducirá el mensaje después del tono.

• Correo de voz a texto: el sistema puede enviar un mensaje de texto si la persona que llama no tiene una opción de correo de voz.

• Servicios de respuesta automatizada: puede grabar mensajes para abordar los puntos débiles comunes de los clientes.

• Reglas de enrutamiento personalizables: puede enrutar sus llamadas según el CRM o los datos de la mesa de ayuda para disfrutar de una distribución automatizada de clientes potenciales y brindar una atención al cliente perfecta. Puede configurar un enrutamiento basado en habilidades centrado en las puntuaciones de los agentes o un enrutamiento basado en el tiempo relacionado con sus horas de trabajo.

• Análisis en tiempo real: un panel en vivo con monitoreo en tiempo real y funciones de informes pueden brindarle información sobre el tiempo promedio de respuesta. , rendimiento del agente y más.

• Funciones avanzadas: la mayoría de los sistemas ofrecen funciones avanzadas como grabación de llamadas, videoconferencias, grabación y transcripción de reuniones, devolución de llamada automática, transcripciones de correo de voz, transferencias de llamadas, sondeos y encuestas.

¿Qué evitar cuando se utilizan sistemas de llamadas automatizados?

Un mal menú es una de las peores cosas que puede tener un sistema de llamadas automatizado. Puede convertir a cada persona que llama en un cliente enojado y hacer que deseen cambiar a otro servicio.

Su menú debe ser conciso y ofrecer opciones que se ajusten a diversas situaciones. Manténgase alejado de saludos largos, opciones incorrectas y demasiadas opciones que podrían confundir a los clientes.

La música apagada y una interfaz de usuario torpe también pueden arruinar la experiencia del usuario. Las personas que llaman no deben pasar por obstáculos para obtener el apoyo necesario, ni deben escuchar la misma canción repetidamente mientras están en espera. Si decide reproducir música, deje que las personas que llaman elijan sus canciones favoritas para mejorar su satisfacción.

¿Cuáles son los beneficios de usar sistemas de llamadas automatizados?

Si utiliza un sistema de llamadas automatizado, disfrutará de estos beneficios:

• Eficiencia del tiempo: las llamadas telefónicas automatizadas a una larga lista de números de teléfono pueden ahorrar un tiempo precioso y aumentar la eficiencia y la productividad de sus agentes.

• Ahorro de costos: gracias a las llamadas ilimitadas y a los precios asequibles, puede ahorrar dinero en llamadas salientes mientras sirviendo a clientes en todo el mundo. La respuesta automatizada reduce el tiempo de guardia de sus agentes y, además, reduce sus costos.

• Tiempo de respuesta reducido: un mensaje pregrabado relevante puede responder rápidamente a las consultas de los clientes.

• Satisfacción del cliente: cualquier cliente puede transferir la llamada a un agente en vivo para resolver problemas complejos.

• Producción de clientes potenciales: la distribución automática de llamadas le permite realizar un seguimiento de los clientes potenciales sin problemas y aumentar las tasas de conversión y las ventas. Puede generar un informe detallado de cada llamada e integrar el sistema con aplicaciones de terceros como CRM o software de mesa de ayuda.

• Mejor comunicación y colaboración en equipo: muchos sistemas ofrecen mensajería en equipo y funciones de llamadas internas para agilizar la comunicación y la colaboración. La mayoría ofrece almacenamiento ilimitado para grabaciones de llamadas, mensajes y documentos compartidos.

¿Cuánto cuestan los sistemas de llamadas automatizadas?

Los sistemas de llamadas automatizadas son soluciones rentables que no requieren instalaciones de hardware o software.

Según el proveedor, puede obtener un plan básico a partir de aproximadamente $ 20 por usuario por mes, pero puede tener capacidades limitadas. Algunos proveedores cobran casi $200 por usuario/mes por un plan avanzado. Algunos cobran tarifas mensuales por minutos, mientras que otros brindan minutos y mensajes de texto ilimitados.

Si obtiene un plan de precios anual, es posible que obtenga un descuento de precios anual. También es posible un descuento por volumen para muchas cuentas de usuario adicionales.

LiveAgent podría ser la opción más económica. Desde $49/agente/mes y ofreciendo más de 180 funciones, es el plan más asequible que existe.

Es un plan premium con todo incluido que paga sobre la marcha, por lo que no hay opciones de planes anuales. No requiere contrato ni tarifas de configuración, y puede actualizar o cancelar en cualquier momento y obtener una prueba gratuita de 30 días (no se requiere tarjeta de crédito) para explorar las funciones.